Förändras GDPR detta år för den programvara du använder dagligen? Nej, förordningen själv väntar inte på en årlig uppdatering; dessa regler är fastställda. Det som förändras är praktiken omkring den: leverantörer av bokföringsprogram, e-postprogram och CRM-system lägger kontinuerligt till nya funktioner, byter underentreprenör eller uppdaterar sitt databehandlaravtal. För dig som användare betyder det inte att du måste börja om från början, men det lönar sig att då och då kontrollera om de avtal du en gång gjorde fortfarande stämmer överens med vad verktyget gör nu.
Detta är särskilt relevant för företag som använder flera molnverktyg tillsammans: ett bokföringsprogram, en e-postleverantör, ett planeringsverktyg, kanske ett CRM. Varje leverantör arbetar i sin egen takt med sin tjänst, och inte alla ändringar annonseras högt. För dig spelar det främst roll om ett verktyg fortfarande gör vad du trodde det gjorde när du skrev under databehandlaravtalet.
Lagen är stillastående, tjänsten är inte
GDPR beskriver vad en databehandlare får och måste göra med personuppgifter som du tillhandahåller, och vad som ska ingå i ett databehandlaravtal. Denna kärna förändras inte plötsligt. Det som förändras är själva tjänsten: ett verktyg som bara skickade e-post förra året kan i år ha en funktion som automatiskt sammanfattar eller föreslår utkast till e-post. En sådan funktion kan använda data på ett annat sätt än vad du någonsin godtog i databehandlaravtalet. Förordningen kräver då inte en ny lag, utan en ny granskning av ett befintligt avtal.
Funktioner som läggs till långsamt
Den mest synliga förändringen under senare tid ligger i verktyg som lägger till artificiell intelligens till något du redan använder: ett textförslag i ditt e-postprogram, en automatisk sammanfattning av ett möte, en chattfunktion i ditt CRM. Sådana funktioner aktiveras ofta automatiskt vid en uppdatering, utan att du uttryckligen väljer det. Huruvida och hur en sådan funktion bearbetar personuppgifter, och om det faller inom det befintliga databehandlaravtalet, är något du måste undersöka för varje verktyg. kontrollera för varje ofta använt verktyg hur det hanterar data ger en första vägledning för detta, med källan för regeln bifogad.
Vad som kan förändras i ett databehandlaravtal
Förutom funktioner förändras ibland avtalet själv. Leverantörer arbetar med mallar som de uppdaterar regelbundet, till exempel för att de anlitar en ny underentreprenör, ändrar serverplats eller uppdaterar sina säkerhetsmått. Sådana ändringar kommer vanligtvis med ett e-postmeddelande eller en banderoll i programmet, men läses långt ifrån alltid. Ett databehandlaravtal som var godkänd för två år sedan behöver inte automatiskt vara det nu. Det är upp till dig att bedöma om den nya versionen fortfarande passar vad du gör med verktyget, och vad det innebär för de åtgärder som är kopplade till dina data.
Vad detta konkret betyder för ditt företag
För de flesta småföretag handlar det här om en återkommande, liten underhållsuppgift: ungefär en gång per år gå igenom vilka verktyg du använder, om databehandlaravtalet fortfarande är aktuellt, och om det finns funktioner som du inte kände till. Det är ingen juridisk övning, snarare en kontroll som du kan göra tillsammans med den som hanterar programvaran. Om du är osäker på den exakta tolkningen av en viss bestämmelse i ett avtal, eller på frågan om en ny funktion passar inom de befintliga avtalen, är det lämpligt att fråga leverantören själv, eller rådgöra med en jurist eller Datainspektionen.
Var du hittar detta
Vi upprätthåller ett bibliotek över kända SaaS-verktyg och anger var något i GDPR-texten eller i en riktlinje från EDPB eller Datainspektionen kommer ifrån, så att du kan läsa det själv. hur dessa källhänvisningar kommer till stånd förklarar hur den processen fungerar. Så snart något i ett verktyg som du använder ändras på ett sätt som påverkar din situation, är det något som signaleras via en prenumeration; själva kunskapsbanken förblir fri att konsultera för alla.
Vill du veta om detta är relevant för ditt företag? Gör den kostnadsfria snabbkontrollen eller bläddra igenom de vanligaste frågorna om programvara och GDPR för att se vad din situation kräver.