Αλλάζει το GDPR φέτος για το λογισμικό που χρησιμοποιείτε καθημερινά; Όχι, η ίδια η διάταξη δεν περιμένει μια ετήσια ενημέρωση· αυτοί οι κανόνες είναι καθορισμένοι. Αυτό που αλλάζει είναι η πρακτική γύρω του: οι προμηθευτές πακέτων λογιστικής, προγραμμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και συστημάτων CRM προσθέτουν συνεχώς νέες λειτουργίες, αλλάζουν υπεργολάβο ή προσαρμόζουν τη συμφωνία επεξεργασίας τους. Για εσάς ως χρήστη αυτό δεν σημαίνει ότι πρέπει να ξεκινήσετε από την αρχή, αλλά σημαίνει ότι αξίζει περιοδικά να ελέγξετε αν οι συμφωνίες που κάνατε ποτέ ταιριάζουν ακόμα με αυτό που κάνει τώρα το εργαλείο.
Αυτό είναι ιδιαίτερα σχετικό για επιχειρήσεις που χρησιμοποιούν πολλά εργαλεία cloud παράλληλα: ένα πακέτο λογιστικής, έναν πάροχο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ένα εργαλείο προγραμματισμού, ίσως ένα CRM. Κάθε προμηθευτής δουλεύει στο δικό του ρυθμό για τη δική του υπηρεσία, και όχι κάθε αλλαγή ανακοινώνεται δυνατά. Για εσάς το σημαντικό είναι αν ένα εργαλείο κάνει ακόμα αυτό που νομίζατε ότι έκανε όταν υπογράψατε τη συμφωνία επεξεργασίας.
Ο νόμος στέκεται ακίνητος, η υπηρεσία όχι
Το GDPR περιγράφει τι μπορεί και πρέπει να κάνει ένας επεξεργαστής με τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που παρέχετε, και τι πρέπει να περιλαμβάνει μια συμφωνία επεξεργασίας. Αυτό το κέντρο δεν αλλάζει ξαφνικά. Αυτό που αλλάζει είναι η ίδια η υπηρεσία: ένα εργαλείο που πέρυσι έστελνε μόνο μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μπορεί φέτος να έχει μια λειτουργία που συνοψίζει αυτόματα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή προτείνει πρόσχεδια. Μια τέτοια λειτουργία μπορεί να χρησιμοποιήσει δεδομένα με διαφορετικό τρόπο από αυτόν για τον οποίο συμφωνήσατε ποτέ στη συμφωνία επεξεργασίας. Η διάταξη δεν ζητά τότε έναν νέο νόμο, αλλά μια νέα ματιά σε μια υπάρχουσα συμφωνία.
Λειτουργίες που προστίθενται σιωπηλά
Η πιο ορατή αλλαγή του τελευταίου διαστήματος βρίσκεται σε εργαλεία που προσθέτουν τεχνητή νοημοσύνη σε κάτι που χρησιμοποιούσατε ήδη: μια πρόταση κειμένου στο πρόγραμμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας, μια αυτόματη σύνοψη μιας συνάντησης, μια λειτουργία συνομιλίας στο CRM σας. Τέτοιες λειτουργίες ενεργοποιούνται συχνά αυτόματα κατά την ενημέρωση, χωρίς να επιλέγετε ρητά. Αν και πώς μια τέτοια λειτουργία επεξεργάζεται δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα, και αν ταιριάζει εντός της υπάρχουσας συμφωνίας επεξεργασίας, είναι κάτι που πρέπει να ελέγξετε ανά εργαλείο. για κάθε συχνά χρησιμοποιούμενο εργαλείο να ελέγξετε πώς χειρίζεται τα δεδομένα παρέχει εκεί μια πρώτη κατεύθυνση, με την τοποθεσία του κανόνα δίπλα.
Τι μπορεί να αλλάξει σε μια συμφωνία επεξεργασίας
Εκτός από τις λειτουργίες, μερικές φορές αλλάζει κάτι στη συμφωνία. Οι προμηθευτές δουλεύουν με πρότυπα που ενημερώνουν περιοδικά, για παράδειγμα επειδή κινητοποιούν έναν νέο υπεργολάβο, αλλάζουν την τοποθεσία του διακομιστή τους ή προσαρμόζουν τα μέτρα ασφάλειάς τους. Τέτοιες αλλαγές συνήθως έρχονται με ειδοποίηση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή ένα πανό στην εφαρμογή, αλλά δεν διαβάζονται σχεδόν ποτέ. Μια συμφωνία επεξεργασίας που συμφωνήθηκε πριν από δύο χρόνια δεν χρειάζεται να είναι αυτόματα αποδεκτή τώρα. Είναι δική σας δουλειά να αξιολογήσετε αν η νέα έκδοση ταιριάζει ακόμα με αυτό που κάνετε με αυτό το εργαλείο, και τι σημαίνει για τα μέτρα που σχετίζονται με τα δεδομένα σας.
Τι σημαίνει αυτό συγκεκριμένα για την επιχείρησή σας
Για τις περισσότερες μικρές και μεσαίες επιχειρήσεις, αυτό περιορίζεται σε ένα περιοδικό, μικρό συντήρησης: μια φορά το χρόνο να ελέγξετε ποια εργαλεία χρησιμοποιείτε, αν η συμφωνία επεξεργασίας είναι ακόμα ενημερωμένη και αν υπάρχουν λειτουργίες που δεν γνωρίζατε. Αυτό δεν είναι νομική άσκηση, μάλλον ένας έλεγχος που μπορείτε να κάνετε μαζί με αυτόν που διαχειρίζεται το λογισμικό. Αν αμφιβάλλετε σχετικά με την ακριβή εξήγηση μιας διάταξης σε μια συμφωνία, ή σχετικά με το αν μια νέα λειτουργία ταιριάζει εντός των υπάρχουσων συμφωνιών, είναι λογικό να ρωτήσετε τον ίδιο τον προμηθευτή, ή να συμβουλευθείτε έναν νομικό ή την Ολλανδική Αρχή Προστασίας Δεδομένων.
Πού θα βρείτε αυτό
Διατηρούμε μια βιβλιοθήκη γνωστών εργαλείων SaaS και αναφέρουμε πού προέρχεται κάτι από το κείμενο του GDPR ή από ένα έγγραφο καθοδήγησης του EDPB ή της Ελληνικής Αρχής Προστασίας Δεδομένων, ώστε να μπορείτε να το ελέγξετε μόνοι σας. πώς δημιουργούνται αυτές οι πηγές αναφοράς εξηγεί πώς λειτουργεί αυτή η διαδικασία. Μόλις κάτι αλλάξει σε ένα εργαλείο που χρησιμοποιείτε και επηρεάζει τη δική σας κατάσταση, αυτό είναι κάτι που ενημερώνεται μέσω συνδρομής· η ίδια η βιβλιοθήκη γνώσης παραμένει δωρεάν για όλους.
Θέλετε να μάθετε εάν αυτό είναι σημαντικό για την επιχείρησή σας; Κάντε τη δωρεάν γρήγορη σάρωση ή περιηγηθείτε τις πιο συχνές ερωτήσεις σχετικά με το λογισμικό και το GDPR για να δείτε τι απαιτεί η κατάστασή σας.