Mění se letos GDPR pro software, který používáte každý den? Ne, samotná nařízení se nechtystá na roční aktualizaci; tato pravidla jsou pevná. Co se mění, je praxe kolem ní: dodavatelé účetních balíčků, e-mailových programů a CRM systémů neustále přidávají nové funkce, mění subdodavatele nebo upravují své smlouvy o zpracování údajů. Pro vás jako uživatele to neznamená, že musíte začít od nuly, ale stojí za to čas od času zkontrolovat, zda se dohody, které jste kdysi uzavřeli, stále shodují s tím, co nástroj nyní dělá.
To je obzvláště důležité pro společnosti, které vedle sebe používají více cloudových nástrojů: účetní balíček, poskytovatele e-mailu, plánovací nástroj, případně CRM. Každý poskytovatel pracuje na své služě vlastním tempem a ne každá změna je hlasitě oznámena. Pro vás je důležité především to, zda nástroj stále dělá to, co jste si mysleli, že dělá, když jste podepsali smlouvu o zpracování údajů.
Zákon stojí, služba ne
GDPR popisuje, co smí a co musí dělat zpracovatel s osobními údaji, které mu poskytnete, a co by mělo být obsaženo ve smlouvě o zpracování údajů. Toto jádro se nezmění najednou. Co se mění, je samotná služba: nástroj, který loni pouze posílal e-maily, může mít letos funkci, která e-maily automaticky shrne nebo navrhne návrhy. Taková funkce může údaje používat jiným způsobem, než pro který jste kdy v právu souhlasili ve smlouvě o zpracování údajů. Nařízení pak nevyžaduje nový zákon, ale spíše nový pohled na stávající dohodu.
Funkce, které se tiše přidávají
Nejviditelnější změna posledních let spočívá v nástrojích, které přidávají umělou inteligenci k něčemu, co jste už používali: textový návrh ve vašem e-mailovém programu, automatické shrnutí porady, chatovací funkce v CRM. Takové funkce jsou při aktualizaci často automaticky zapnuty, aniž byste se pro ně explicitně rozhodli. Zda a jak taková funkce zpracovává osobní údaje a zda to spadá do stávající smlouvy o zpracování údajů, je něco, co musíte zkontrolovat u každého nástroje. pro každý často používaný nástroj zkontrolovat, jak s údaji zachází poskytuje první směr, včetně odkazu na příslušné pravidlo.
Co se může v smluvě o zpracování údajů posunout
Kromě funkcí se někdy změní i samotná dohoda. Dodavatelé pracují se šablonami, které pravidelně aktualizují, například proto, že angažují nového subdodavatele, změní umístění serveru nebo přizpůsobí svá bezpečnostní opatření. Takové změny obvykle přicházejí s oznámením e-mailem nebo bannerem v aplikaci, ale často se nečtou. Smlouva o zpracování údajů, na které jste se před dvěma lety shodli, nemusí nyní automaticky platit. Záleží na vás, abyste posoudili, zda se nová verze stále shoduje s tím, co s nástrojem děláte, a co to znamená pro opatření, která jsou svázána s vašimi údaji.
Co to konkrétně znamená pro vaši společnost
Pro většinu malých a středních podniků to znamená pravidelné, malé údržbové chvíle: jednou ročně si projít, jaké nástroje používáte, zda je smlouva o zpracování údajů stále aktuální a zda se přidaly funkce, které jste neznali. Není to právní cvičení, spíše kontrola, kterou si můžete projít s tím, kdo software spravuje. Pochybujete-li o přesném výkladu určitého ustanovení smlouvy nebo o tom, zda nová funkce spadá do stávajících dohod, je logické požádat si vysvětlení od poskytovatele samého, nebo se poradit s právníkem či Úřadem na ochranu osobních údajů.
Kde to najdete
Udržujeme knihovnu známých nástrojů SaaS a uvádíme, odkud pochází výroky v textu GDPR nebo v doporučeních EDPB či Úřadu pro ochranu osobních údajů, abyste si to mohli sami ověřit. jak se tato místa původu vytvářejí vysvětluje, jak tento proces funguje. Jakmile se v některém nástroji, který používáte, něco změní a dotkne se vaší situace, jedná se o informaci, která je signalizována prostřednictvím předplatného; samotná vědomostní báze zůstává bezplatně dostupná všem.
Chcete vědět, zda je to pro vaši firmu důležité? Proveďte bezplatné rychlé skenování nebo se podívejte na nejčastější otázky týkající se softwaru a GDPR abyste viděli, co vaše situace vyžaduje.