Il GDPR cambia quest'anno per il software che utilizzate quotidianamente? No, il regolamento stesso non è in attesa di un aggiornamento annuale; quelle regole sono fisse. Ciò che cambia è la pratica intorno ad essa: i fornitori di software di contabilità, programmi di posta e sistemi CRM aggiungono continuamente nuove funzioni, cambiano sub-fornitore o modificano il loro accordo di responsabile del trattamento. Per voi come utenti ciò non significa che dovete ricominciare da capo, ma significa che vale la pena controllare occasionalmente se gli accordi che avete stipulato in passato corrispondono ancora a ciò che lo strumento fa ora.
Questo è particolarmente rilevante per le aziende che utilizzano più software cloud contemporaneamente: un software di contabilità, un provider di posta, uno strumento di pianificazione, forse un CRM. Ogni fornitore lavora al proprio ritmo sul suo servizio, e non ogni modifica viene annunciata ad alta voce. Per voi conta soprattutto se uno strumento continua a fare ciò che pensavate facesse quando avete sottoscritto l'accordo di responsabile del trattamento.
La legge rimane statica, il servizio no
Il GDPR descrive cosa un responsabile del trattamento può e deve fare con i dati personali che fornite, e cosa deve contenere un accordo di responsabile del trattamento. Questo nucleo non cambia improvvisamente. Ciò che cambia è il servizio stesso: uno strumento che lo scorso anno inviava solo email, potrebbe avere una funzione quest'anno che riassume automaticamente le email o suggerisce bozze. Una tale funzione potrebbe utilizzare i dati in modo diverso da quello per cui avete acconsentito nell'accordo di responsabile del trattamento. Il regolamento non richiede allora una nuova legge, ma una nuova valutazione di un accordo esistente.
Funzioni che si aggiungono silenziosamente
Il cambiamento più visibile degli ultimi tempi è negli strumenti che aggiungono intelligenza artificiale a qualcosa che già utilizzavate: un suggerimento di testo nel vostro programma di posta, un riassunto automatico di una riunione, una funzione di chat nel vostro CRM. Tali funzioni vengono spesso attivate automaticamente durante un aggiornamento, senza che voi scegliate esplicitamente. Se e come una tale funzione elabora i dati personali, e se ciò rientra nell'accordo di responsabile del trattamento esistente, è qualcosa che dovete verificare per ogni strumento. per ogni strumento di uso comune verificare come gestisce i dati fornisce un primo orientamento in proposito, incluso il riferimento della regola.
Cosa può cambiare in un accordo di responsabile del trattamento
Oltre alle funzioni, a volte cambia qualcosa nell'accordo stesso. I fornitori lavorano con modelli che aggiornano periodicamente, ad esempio perché coinvolgono un nuovo sub-fornitore, cambiano la posizione del server o adattano le loro misure di sicurezza. Tali modifiche di solito arrivano con una notifica via email o un banner nell'applicazione, ma molto spesso non vengono lette. Un accordo di responsabile del trattamento che era stato accettato due anni fa, non deve necessariamente esserlo ora. Spetta a voi valutare se la nuova versione si allinea ancora a ciò che fate con quello strumento, e cosa significa questo per le misure associate ai vostri dati.
Cosa significa concretamente per la vostra azienda
Per la maggior parte delle piccole e medie imprese, ciò si riduce a un piccolo momento di manutenzione ricorrente: una volta all'anno rivedere quali strumenti utilizzate, se l'accordo di responsabile del trattamento è ancora attuale, e se ci sono funzioni nuove che non conoscevate. Non è un esercizio legale, piuttosto una verifica che potete fare insieme a chi gestisce il software. In caso di dubbio sulla precisa interpretazione di una disposizione di un accordo, o sulla questione se una nuova funzione rientri negli accordi esistenti, è opportuno chiedere direttamente al fornitore, o consultare un legale o l'Autorità Olandese per la Protezione dei Dati.
Dove potete trovarlo
Manteniamo una biblioteca di strumenti SaaS noti e indichiamo da dove proviene ogni elemento nel testo del RGPD o in una linea guida dell'EDPB o dell'Autorità per la protezione dei dati, in modo che tu possa verificarlo personalmente. come nascono questi riferimenti spiega come funziona quel processo. Non appena qualcosa cambia in uno strumento che usi e che riguarda la tua situazione, è qualcosa che viene segnalato tramite un abbonamento; la base di conoscenze stessa rimane gratuita da consultare per tutti.
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