Muuttuuko GDPR tälle vuodelle päivittäin käyttämällesi ohjelmistolle? Ei, itse asetus ei ole odottamassa vuotuista päivitystä; nämä säännöt ovat kiinteät. Mitä muuttuu, on ympärillä oleva käytäntö: kirjanpitoohjelmistojen, sähköpostiohjelmien ja CRM-järjestelmien toimittajat lisäävät jatkuvasti uusia ominaisuuksia, vaihtavat alihankkijaa tai muuttavat tietojen käsittelijöiden sopimustaan. Käyttäjänä se ei tarkoita, että sinun pitäisi aloittaa alusta, mutta se on syytä tarkistaa ajoittain, ovatko sopimukset, jotka teit kerran, yhä sopusoinnussa sen kanssa, mitä työkalu nyt tekee.
Tämä on erityisen tärkeää yrityksille, jotka käyttävät useita pilvipalveluja rinnakkain: kirjanpitotyökalua, sähköpostipalveluntarjoajaa, aikataulutyökalua, ehkä CRM-järjestelmää. Jokainen toimittaja kehittää palveluaan omalla tahdillaan, eikä jokaista muutosta ilmoiteta kunnolla. Sinulla on merkitystä lähinnä se, tekee työkalu edelleen sitä, mitä luulit sen tekevän silloin kun allekirjoitit tietojen käsittelijöiden sopimuksen.
Laki on paikoillaan, palvelu ei ole
GDPR määrittelee, mitä tietojen käsittelijä saa ja täytyy tehdä toimittamillesi henkilötiedoille, ja mitä tietojen käsittelijöiden sopimuksessa täytyy olla. Tämä ydin ei muutu yhtäkkiä. Mitä muuttuu, on palvelu itse: työkalu, joka vain lähetsi sähköposteja viime vuonna, voi tänä vuonna omata ominaisuuden, joka tiivistää sähköpostit automaattisesti tai ehdottaa luonnoksia. Tällainen ominaisuus voi käyttää tietoja eri tavalla kuin mihin sinulla oli sopimus tietojen käsittelijöiden sopimuksessa. Asetus ei vaadi silloin uutta lakia, mutta uutta katsausta olemassa olevaan sopimukseen.
Ominaisuudet, jotka tulevat hiljaa
Näkyvin muutos viime aikoina on työkaluissa, jotka lisäävät tekoälyä johonkin, jota käytit jo: tekstiehdotus sähköpostiohjelmassasi, kokouksen automaattinen tiivistelmä, chat-toiminto CRM-järjestelmässäsi. Tällaiset ominaisuudet otetaan usein käyttöön automaattisesti päivityksessä, ilman että teet niihin nimenomaisen valinnan. Se, kuinka tällainen ominaisuus käsittelee henkilötietoja, ja kuuluuko se olemassa olevaan tietojen käsittelijöiden sopimukseen, on asia, jonka sinun on tarkistettava jokaisen työkalun kohdalla. tarkistettava jokaisen yleisesti käytetyn työkalun kohdalla, kuinka se käsittelee tietoja antaa sille ensimmäisen suunnan, säännön lähteen mukaan.
Mitä voi muuttua tietojen käsittelijöiden sopimuksessa
Ominaisuuksien lisäksi sopimuksessa voi joskus tapahtua muutoksia. Toimittajat käyttävät malleja, joita he päivittävät säännöllisesti, esimerkiksi koska he ottavat käyttöön uuden alihankkijan, muuttavat palvelimen sijaintia tai muuttavat turvatoimiaan. Tällaiset muutokset tulevat yleensä sähköpostissa tai sovelluksen bannerissa ilmoitettuna, mutta niitä ei läheskään aina lueta. Tietojen käsittelijöiden sopimus, joka oli hyväksyttävä kaksi vuotta sitten, ei välttämättä ole sitä nyt. Sinun on arvioitava, vastaaako uusi versio edelleen sitä, mitä teet työkalulla, ja mitä se tarkoittaa tietoihin liitetyt toimenpiteet.
Mitä tämä konkreettisesti tarkoittaa yrityksellesi
Useimmille pk-yrityksille tämä tarkoittaa säännöllistä, pientä huoltohetkeä: kerran vuodessa tarkistaa, mitä työkaluja käytät, onko tietojen käsittelijöiden sopimus edelleen ajankohtainen, ja ovatko uudet ominaisuudet tulleet, joita et tiennyt. Se ei ole juridinen harjoitus, pikemminkin tarkistus, jonka voit tehdä sen kanssa, joka hallinnoi ohjelmistoa. Jos epäilet sopimuksen määräyksen tarkkaa tulkintaa tai sitä, kuuluuko uusi ominaisuus olemassa olevien sopimusten piiriin, on järkevää pyytää toimittajaa itse, oikeusneuvoa tai Tietosuojaviranomaista antamaan neuvoa.
Missä löydät tämän
Ylläpidämme kirjastoa tunnetuista SaaS-työkaluista ja ilmoitamme, mistä tietoja saadaan GDPR-tekstistä, EDPB:n tai Tietosuojaviranomaisen suuntaviivasta, jotta voit tarkistaa ne itse. miten nämä lähdeviitteet syntyivät selittää, miten prosessi toimii. Kun käyttämässäsi työkalussa tapahtuu muutos, joka koskee tilannettasi, se on asia, joka signaloidaan tilauksen kautta; tietokannan itsensä pysyy ilmaisena kaikille luettavissa.
Haluatko tietää, onko tämä merkitystä yrityksellesi? Tee ilmainen pika-arvio tai selaa yleisimpiä kysymyksiä ohjelmistoista ja GDPR:stä nähdäksesi, mitä tilanteesi edellyttää.