Le RGPD change-t-il cette année pour le logiciel que vous utilisez quotidiennement ? Non, le règlement lui-même n'attend pas de mise à jour annuelle ; ces règles sont établies. Ce qui change, en revanche, c'est la pratique autour : les fournisseurs de logiciels comptables, de programmes de messagerie et de systèmes de gestion de la relation client ajoutent continuellement de nouvelles fonctionnalités, changent de sous-traitant ou modifient leur contrat de traitement de données. Pour vous en tant qu'utilisateur, cela ne signifie pas que vous devez recommencer à zéro, mais plutôt qu'il vaut la peine de vérifier de temps à autre si les accords que vous avez conclus correspondent toujours à ce que l'outil fait maintenant.
C'est particulièrement pertinent pour les entreprises qui utilisent plusieurs outils en nuage côte à côte : un logiciel comptable, un fournisseur de messagerie, un outil de planification, peut-être un système de gestion de la relation client. Chaque fournisseur travaille à son propre rythme sur son service, et toute modification n'est pas toujours largement annoncée. Ce qui compte surtout pour vous, c'est si un outil fait toujours ce que vous pensiez qu'il faisait lorsque vous avez signé le contrat de traitement de données.
La loi reste stable, le service ne l'est pas
Le RGPD décrit ce qu'un responsable du traitement peut et doit faire avec les données personnelles que vous fournissez, et ce qui doit figurer dans un contrat de traitement de données. Ce principe ne change pas soudainement. Ce qui change, en revanche, c'est le service lui-même : un outil qui ne faisait que envoyer des e-mails l'année dernière peut cette année avoir une fonction qui résume automatiquement les e-mails ou propose des brouillons. Une telle fonction peut utiliser les données d'une manière différente de celle pour laquelle vous avez accepté le contrat de traitement de données. Le règlement ne demande alors pas une nouvelle loi, mais plutôt une nouvelle approche d'un accord existant.
Des fonctionnalités qui s'ajoutent discrètement
Le changement le plus visible récemment se trouve dans les outils qui ajoutent l'intelligence artificielle à quelque chose que vous utilisiez déjà : une suggestion de texte dans votre programme de messagerie, un résumé automatique d'une réunion, une fonction de chat dans votre système de gestion de la relation client. De telles fonctionnalités sont souvent activées automatiquement lors d'une mise à jour, sans que vous ayez à les choisir explicitement. La question de savoir si et comment une telle fonction traite les données personnelles, et si cela relève du contrat de traitement de données existant, est quelque chose que vous devez vérifier pour chaque outil. pour chaque outil largement utilisé, vérifier comment il traite les données fournit une première orientation pour cela, avec la référence à la règle.
Ce qui peut changer dans un contrat de traitement de données
Outre les fonctionnalités, il y a parfois des changements dans l'accord lui-même. Les fournisseurs travaillent avec des modèles qu'ils mettent à jour régulièrement, par exemple parce qu'ils engagent un nouveau sous-traitant, modifient leur localisation de serveur ou adaptent leurs mesures de sécurité. Ces modifications s'accompagnent généralement d'une notification par e-mail ou d'une bannière dans l'application, mais ne sont pas toujours lues. Un contrat de traitement de données que vous avez accepté il y a deux ans n'est pas nécessairement acceptable maintenant. C'est à vous de déterminer si la nouvelle version correspond toujours à ce que vous faites avec cet outil, et ce que cela signifie pour les mesures qui sont liées à vos données.
Ce que cela signifie concrètement pour votre entreprise
Pour la plupart des petites et moyennes entreprises, cela se résume à un petit moment d'entretien récurrent : une fois par an, vérifier quels outils vous utilisez, si le contrat de traitement de données est toujours à jour, et s'il y a des fonctionnalités que vous ne connaissiez pas. Ce n'est pas un exercice juridique, c'est plutôt une vérification que vous pouvez faire avec la personne qui gère le logiciel. En cas de doute sur l'interprétation précise d'une disposition d'un accord, ou sur la question de savoir si une nouvelle fonctionnalité relève des accords existants, il est logique de demander au fournisseur lui-même, ou de consulter un juriste ou l'autorité de protection des données.
Où vous le trouvez
Nous tenons à jour une bibliothèque d'outils SaaS connus et indiquons la provenance de chaque information dans le texte du RGPD ou dans une ligne directrice du CEPD ou de l'Autorité de protection des données, afin que vous puissiez le vérifier par vous-même. comment ces sources sont créées explique le fonctionnement de ce processus. Dès qu'un outil que vous utilisez subit une modification qui affecte votre situation, c'est quelque chose qui est signalé via un abonnement ; la base de connaissances elle-même reste gratuite à consulter pour tous.
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