Ændrer GDPR sig i år for den software, du bruger dagligt? Nej, forordningen selv venter ikke på en årlig opdatering; disse regler er fastsat. Hvad der ændrer sig, er praksis omkring den: leverandører af regnskabsprogrammer, mailprogrammer og CRM-systemer tilføjer løbende nye funktioner, skifter underleverandører eller tilpasser deres databehandleraftale. For dig som bruger betyder det ikke, at du skal starte forfra, men det er værd at tjekke af og til, om de aftaler, du engang indgik, stadig passer til det, som værktøjet nu gør.
Dette er især relevant for virksomheder, der bruger flere cloudtools side om side: et regnskabsprogram, en mailprovider, et planlægningsværktøj, måske et CRM. Hver leverandør arbejder i sit eget tempo på sin tjeneste, og ikke alle ændringer annonceres højt. For dig handler det primært om, hvorvidt et værktøj stadig gør det, som du troede, det gjorde, da du underskrev databehandleraftalen.
Loven står stille, tjenesten ikke
GDPR beskriver, hvad en databehandler må og skal gøre med persondata, som du leverer, og hvad der skal være i en databehandleraftale. Denne kerne ændrer sig ikke pludselig. Hvad der ændrer sig, er tjenesten selv: et værktøj, der sidste år kun sendte e-mails, kan i år have en funktion, der automatisk opsummerer e-mails eller foreslår udkast. En sådan funktion kan behandle data på en anden måde end det, du engang accepterede i databehandleraftalen. Forordningen kræver så ikke en ny lov, men vel et nyt blik på en eksisterende aftale.
Funktioner, der kommer stilfærdigt
Den mest synlige ændring i det seneste tidsrum ligger i værktøjer, der tilføjer kunstig intelligens til noget, du allerede brugte: tekstforslag i dit mailprogram, en automatisk opsummering af et møde, en chatfunktion i dit CRM. Sådan nogle funktioner er ofte automatisk aktiveret ved en opdatering, uden at du eksplicit vælger det. Hvorvidt og hvordan en sådan funktion behandler persondata, og om det falder inden for den eksisterende databehandleraftale, er noget, du skal tjekke for hvert værktøj. tjek for hvert hyppigt brugt værktøj, hvordan det håndterer data giver en første vejledning for det, med henvisning til hvor reglen findes.
Hvad der kan flytte sig i en databehandleraftale
Udover funktioner ændrer der sig nogle gange ved selve aftalen. Leverandører arbejder med skabeloner, som de opdaterer med jævne mellemrum, for eksempel fordi de inddrager en ny underleverandør, ændrer deres serverplacering eller tilpasser deres sikkerhedsforanstaltninger. Sådan nogle ændringer kommer som regel med en e-mailmeddelelse eller et banner i applikationen, men bliver på langt nær ikke altid læst. En databehandleraftale, der var accepteret for to år siden, behøver ikke at være det nu. Det er op til dig at vurdere, om den nye version stadig passer til det, du gør med værktøjet, og hvad det betyder for de sikkerhedsforanstaltninger, der er knyttet til dine data.
Hvad dette konkret betyder for din virksomhed
For de fleste små og mellemstore virksomheder handler det om en gentagen, lille vedligeholdelsesjob: én gang om året at gennemgå, hvilke værktøjer du bruger, om databehandleraftalen stadig er aktuel, og om der er funktioner, du ikke kendte til. Det er ikke en juridisk øvelse, snarere en tjek, du kan lave sammen med den, der administrerer softwaren. Hvis du er usikker på den præcise fortolkning af en bestemmelse i en aftale, eller på spørgsmålet om en ny funktion falder inden for de eksisterende aftaler, er det naturligt at spørge leverandøren selv, konsultere en jurist eller kontakte Datatilsynet.
Hvor du finder dette
Vi vedligeholder et bibliotek over kendte SaaS-værktøjer og angiver, hvor noget stammer fra teksten i GDPR eller fra en vejledning fra EDPB eller Datatilsynet, så du selv kan læse det. hvordan disse kilder er samlet forklarer, hvordan den proces fungerer. Så snart noget ændres i et værktøj, som du bruger, og som påvirker din situation, er det noget, der signaleres via et abonnement; selve vidensbanken forbliver gratis at læse for alle.
Vil du gerne vide, om det er relevant for din virksomhed? Udfør den gratis quick-scan eller gennemse de hyppigst stillede spørgsmål om software og GDPR for at se, hvad din situation kræver.