O RGPD muda este ano para o software que você utiliza diariamente? Não, o regulamento em si não aguarda uma atualização anual; essas regras são fixas. O que muda é a prática em torno dela: fornecedores de pacotes de contabilidade, programas de e-mail e sistemas de CRM adicionam continuamente novas funcionalidades, trocam de subcontratado ou ajustam seu acordo de processamento. Para você como utilizador, isso não significa que tenha de começar do zero, mas sim que vale a pena verificar de vez em quando se os acordos que fez anteriormente ainda correspondem ao que a ferramenta faz agora.
Isto é especialmente relevante para empresas que utilizam múltiplas ferramentas na nuvem lado a lado: um pacote de contabilidade, um fornecedor de e-mail, uma ferramenta de planeamento, talvez um CRM. Cada fornecedor trabalha ao seu próprio ritmo no seu serviço, e nem todas as alterações são anunciadas com grande destaque. Para você, o que conta é se uma ferramenta ainda faz aquilo que pensava fazer quando assinou o acordo de processamento.
A lei permanece, o serviço evolui
O RGPD descreve o que um processador pode e deve fazer com os dados pessoais que você fornece, e o que deve constar de um acordo de processamento. Esse núcleo não muda de repente. O que muda é o serviço em si: uma ferramenta que no ano passado apenas enviava e-mails pode este ano ter uma funcionalidade que resume e-mails automaticamente ou sugere rascunhos. Essa funcionalidade pode utilizar dados de forma diferente daquela para a qual deu permissão no acordo de processamento. O regulamento então não pede uma lei nova, mas sim uma nova avaliação de um acordo existente.
Funcionalidades que surgem silenciosamente
A mudança mais visível dos últimos tempos situa-se em ferramentas que adicionam inteligência artificial àquilo que você já utilizava: uma sugestão de texto no seu programa de e-mail, um resumo automático de uma reunião, uma função de chat no seu CRM. Essas funcionalidades são frequentemente ativadas automaticamente numa atualização, sem que você escolha explicitamente. Se e como essa funcionalidade processa dados pessoais, e se isso se enquadra no acordo de processamento existente, é algo que deve verificar em cada ferramenta. verificar em cada ferramenta utilizada frequentemente como esta lida com dados oferece uma primeira direção para isso, com a referência à regra incluída.
O que pode mudar num acordo de processamento
Para além das funcionalidades, às vezes algo muda no próprio acordo. Os fornecedores trabalham com modelos que atualizam periodicamente, por exemplo porque contratam um novo subcontratado, alteram a localização do servidor ou ajustam as suas medidas de segurança. Essas alterações geralmente vêm com uma notificação por e-mail ou um banner na aplicação, mas nem sempre são lidas. Um acordo de processamento que foi aceito há dois anos não precisa sê-lo automaticamente agora. Cabe a você avaliar se a nova versão ainda se adequa ao que faz com essa ferramenta, e o que isso significa para as medidas que estão ligadas aos seus dados.
O que isto significa concretamente para sua empresa
Para a maioria das empresas pequenas e médias, isto resume-se a um pequeno momento de manutenção recorrente: uma vez por ano, passar em revista as ferramentas que utiliza, se o acordo de processamento ainda é atual, e se há funcionalidades que não conhecia. Isto não é um exercício jurídico, mais uma verificação que pode fazer juntamente com quem gere o software. Se tiver dúvidas sobre a interpretação precisa de uma disposição num acordo, ou se uma nova funcionalidade se enquadra nos acordos existentes, é natural perguntar ao próprio fornecedor, consultar um jurista ou a Autoridade de Proteção de Dados.
Onde encontra isto
Mantemos uma biblioteca de ferramentas SaaS conhecidas e indicamos onde algo vem do texto do RGPD ou de uma orientação do EDPB ou da Autoridade da Proteção de Dados, para que possa ler por si próprio. como essas referências são estabelecidas explica como esse processo funciona. Assim que algo mudar numa ferramenta que utiliza e que afete a sua situação, isso é algo que é sinalizado através de uma subscrição; a base de conhecimento em si permanece gratuita para todos consultarem.
Quer saber se isto é relevante para a sua empresa? Faça a verificação rápida gratuita ou navegue por as perguntas mais frequentes sobre software e o RGPD para ver o que a sua situação exige.