Se schimbă RGPD-ul în acest an pentru software-ul pe care îl utilizați zilnic? Nu, ordonanța în sine nu așteaptă o actualizare anuală; acele reguli sunt fixe. Ceea ce se schimbă este practica din jurul ei: furnizorii de pachete de contabilitate, programe de poștă și sisteme CRM adaugă în mod constant funcții noi, schimbă subcontractanți sau și-au modificat acordul de prelucrare. Pentru dvs. ca utilizator, aceasta nu înseamnă că trebuie să începeți din nou, dar înseamnă că merită pena să verificați ocazional dacă acordurile pe care le-ați încheiat vreodată se mai potrivesc cu ceea ce face acum instrumentul.
Acest lucru este mai ales relevant pentru întreprinderile care utilizează mai multe instrumente cloud una lângă alta: un pachet de contabilitate, un furnizor de poștă, un instrument de planificare, poate un CRM. Fiecare furnizor lucrează la propriul ritm la serviciul său, iar nu toate modificările sunt anunțate zgomotos. Pentru dvs. contează mai ales dacă un instrument mai face ceea ce credeați că face atunci când ați semnat acordul de prelucrare.
Legea stă nemișcată, serviciul nu
RGPD-ul descrie ceea ce un procesor poate și trebuie să facă cu datele cu caracter personal pe care le furnizați, și ceea ce trebuie să se găsească într-un acord de prelucrare. Acel nucleu nu se schimbă brusc. Ceea ce se schimbă este serviciul în sine: un instrument care anul trecut doar trimitea e-mailuri, ar putea avea în acest an o funcție care rezumă automat e-mailurile sau propune ciorne. O astfel de funcție poate utiliza datele în alt mod decât pentru care ați acordat vreodată consimțământul în acordul de prelucrare. Ordonanța atunci nu cere o lege nouă, dar cere o privire nouă la un acord existent.
Funcții care vin în liniște
Cea mai vizibilă schimbare din ultima vreme se află în instrumente care adaugă inteligență artificială la ceva ce deja foloseați: o sugestie de text în programul dvs. de poștă, un rezumat automat al unei întâlniri, o funcție de chat în CRM-ul dvs. Astfel de funcții sunt adesea activate automat în cadrul unei actualizări, fără să alegeți în mod explicit. Dacă și cum o astfel de funcție prelucrează datele cu caracter personal, și dacă aceasta se încadrează în acordul de prelucrare existent, este ceva pe care trebuie să o verificați pentru fiecare instrument. pentru fiecare instrument folosit frecvent verificați cum se ocupă acesta de date oferă o primă direcție pentru aceasta, cu sursa regulii inclusă.
Ceea ce se poate schimba într-un acord de prelucrare
Pe lângă funcții, se schimbă uneori ceva în acordul în sine. Furnizorii lucrează cu șabloane pe care le actualizează periodic, de exemplu pentru că angajează un nou subcontractant, schimbă locația serverului sau se adaptează măsurile de securitate. Asemenea schimbări vin de obicei cu o notificare prin e-mail sau un banner în aplicație, dar sunt adesea ignorate. Un acord de prelucrare care era de acord cu doi ani în urmă, este posibil să nu mai fie acum. Este responsabilitatea dvs. să evaluați dacă noua versiune se aliniază în continuare cu ceea ce faceți cu acel instrument și ce înseamnă aceasta pentru măsurile care sunt legate de datele dvs..
Ce înseamnă aceasta în mod concret pentru compania dvs.
Pentru majoritatea întreprinderilor mici și mijlocii, aceasta se rezumă la un moment mic și recurent de mentenanță: o dată pe an treceți în revistă ce instrumente utilizați, dacă acordul de prelucrare este încă actual și dacă au fost adăugate funcții pe care nu le cunoscuți. Aceasta nu este o exercițiu juridică, mai degrabă o verificare pe care o puteți face împreună cu cine administrează software-ul. Dacă aveți îndoieli cu privire la interpretarea precisă a unei dispoziții dintr-un acord, sau cu privire la întrebarea dacă o funcție nouă se încadrează în acordurile existente, este logic să întrebați furnizorul însuși, sau să consultați un jurist sau Autoritatea de Protecție a Datelor.
Unde puteți găsi aceasta
Menţinem o bibliotecă de instrumente SaaS cunoscute și indicăm unde provine ceva din textul GDPR sau dintr-un ghid al EDPB sau al Autorității pentru Protecția Datelor, astfel încât să îl puteți verifica singuri. cum se creează aceste locuri de proveniență explică cum funcționează acel proces. De îndată ce ceva se schimbă într-un instrument pe care îl folosiți și vă afectează situația, aceasta este ceva ce este semnalat printr-un abonament; baza de cunoștințe în sine rămâne gratuit de consultat pentru toată lumea.
Doriți să știți dacă aceasta este relevantă pentru afacerea dumneavoastră? Faceți scanarea rapidă gratuită sau răsfoiți cele mai frecvente întrebări despre software și GDPR pentru a vedea ce situație dvs. necesită.