Czy RODO zmienia się w tym roku dla oprogramowania, które codziennie wykorzystujesz? Nie, rozporządzenie samo w sobie nie czeka na coroczną aktualizację; te zasady są ustalone. Co się zmienia, to praktyka wokół nich: dostawcy pakietów księgowych, programów pocztowych i systemów CRM stale dodają nowe funkcje, zmieniają podwykonawców lub modyfikują swoje umowy przetwarzającego. Dla Ciebie jako użytkownika nie oznacza to, że musisz zacząć od nowa, ale warto czasem sprawdzić, czy umowy, które kiedyś zawarłeś, wciąż odpowiadają temu, co narzędzie robi teraz.
Jest to szczególnie istotne dla firm, które używają równolegle wielu narzędzi chmurowych: pakietu księgowego, dostawcy poczty, narzędzia do planowania, być może CRM. Każdy dostawca pracuje w swoim tempie nad swoją usługą, a nie każda zmiana jest głośno ogłaszana. Dla Ciebie liczy się przede wszystkim to, czy narzędzie wciąż robi to, co myślałeś, że robił, gdy podpisałeś umowę przetwarzającego.
Prawo stoi w miejscu, usługa nie
RODO opisuje, co przetwarzający może i musi robić z danymi osobowymi, które mu przekazujesz, oraz co powinno znaleźć się w umowie przetwarzającego. To jądro się nie zmienia nagle. Co się zmienia, to sama usługa: narzędzie, które ubiegłego roku wysyłało tylko e-maile, w tym roku może mieć funkcję, która automatycznie streszcza e-maile lub proponuje projekty. Taka funkcja może wykorzystywać dane w inny sposób niż to, na co kiedyś wyraziłeś zgodę w umowie przetwarzającego. Rozporządzenie nie prosi wtedy o nowe prawo, ale o nowe spojrzenie na istniejącą umowę.
Funkcje, które pojawiają się po cichu
Najbardziej widoczna zmiana w ostatnim czasie dotyczy narzędzi, które dodają sztuczną inteligencję do czegoś, co już używałeś: sugestię tekstu w Twoim programie pocztowym, automatyczne streszczenie spotkania, funkcję czatu w Twoim CRM. Takie funkcje są często włączane automatycznie podczas aktualizacji, bez Twojego wyraźnego wyboru. Czy i w jaki sposób taka funkcja przetwarza dane osobowe i czy mieści się to w istniejącej umowie przetwarzającego, to coś, co musisz sprawdzić dla każdego narzędzia. sprawdzić dla każdego powszechnie używanego narzędzia, jak postępuje z danymi oferuje to jako pierwszy kierunek, wraz z lokalizacją reguły.
Co może się zmienić w umowie przetwarzającego
Obok funkcji czasem zmienia się coś w samej umowie. Dostawcy pracują z szablonami, które okresowo aktualizują, na przykład dlatego, że angażują nowego podwykonawcę, zmieniają lokalizację serwerów lub dostosowują swoje środki bezpieczeństwa. Takie zmiany zwykle przychodzą z powiadomieniem e-mailem lub banerem w aplikacji, ale daleko nie zawsze są czytane. Umowa przetwarzającego, na którą wyraziłeś zgodę dwa lata temu, niekoniecznie musi być aktualna teraz. To do Ciebie należy ocena, czy nowa wersja wciąż odpowiada temu, co robisz z tym narzędziem i co to oznacza dla środków, które są powiązane z Twoimi danymi.
Co to konkretnie oznacza dla Twojej firmy
Dla większości firm MŚP sprowadza się to do powtarzającego się, małego zadania konserwacyjnego: raz w roku przejrzysz narzędzia, których używasz, sprawdzisz, czy umowa przetwarzającego jest wciąż aktualna, i czy pojawiły się nowe funkcje, których nie znałeś. To nie jest ćwiczenie prawnicze, raczej kontrola, którą możesz przeprowadzić wraz z osobą, która zarządza oprogramowaniem. Jeśli masz wątpliwości co do dokładnego wyjaśnienia konkretnego warunku umowy lub czy nowa funkcja mieści się w istniejących porozumieniach, warto zapytać samego dostawcę, lub skonsultować się z prawnikiem lub Urzędem Ochrony Danych Osobowych.
Gdzie to znajdziesz
Utrzymujemy bibliotekę znanych narzędzi SaaS i wskazujemy, skąd pochodzą informacje z tekstu RODO lub z wytycznych EDPB lub Urzędu Ochrony Danych Osobowych, abyśmy mogli sprawdzić to samodzielnie. jak powstają te źródła wyjaśnia, jak działa ten proces. Gdy tylko zmieni się coś w narzędziu, którego używacie, a to dotyczy waszej sytuacji, jest to coś, co będzie sygnalizowane poprzez subskrypcję; sama baza wiedzy pozostaje bezpłatnie dostępna dla wszystkich.
Chcesz wiedzieć, czy jest to istotne dla twojej firmy? Wykonaj bezpłatny szybki przegląd lub przejrzyj najczęściej zadawane pytania dotyczące oprogramowania i RODO aby zobaczyć, jakie wyzwania stanowi twoja sytuacja.