Ar GDPR šiais metais pasikeičia programinei įrangai, kurią kasdien naudojate? Ne, pati reglamentacija nėra laukuose persvarstymo; tos taisyklės yra fiksuotos. Kas iš tiesų keičiasi – tai praktika aplink ją: bухgaltinės knygos paketų, pašto programų ir CRM sistemų teikėjai nuolat prideda naujas funkcijas, keičia subrangos samdininkus arba pritaiko savo duomenų tvarkymo sutartis. Jums kaip vartotojui tai nereiškia, kad turite pradėti iš naujo, bet jog verta kartais patikrinti, ar susitarimai, kuriuos sudarėte, dar atitinka tai, ką įrankis dabar daro.
Tai ypač aktualu įmonėms, kurios naudoja kelis debesies įrankius vienu metu: buhalterinę programą, pašto tiekėją, planavimo įrankį, galbūt CRM. Kiekvienas teikėjas savo tempu darbavosi prie savo paslaugos, ir ne kiekvienas pokytis yra garsiai skelbinamas. Jums svarbiausia yra tai, ar įrankis vis dar daro tai, ką manėte, kad daro, kai pasirašėte duomenų tvarkymo sutartį.
Įstatymas sustoja, paslauга – ne
GDPR aprašo, ką duomenų tvarkytojas gali ir turi daryti su jūsų pateiktais asmeniniais duomenimis, ir ką turi sudaryti duomenų tvarkymo sutartis. Šis esmė iš karto nesikeičia. Kas iš tiesų keičiasi – tai pati paslauga: įrankis, kuris praeitais metais tik siuntė el. paštą, šiais metais gali turėti funkciją, kuri automatiškai apibendrina el. paštus arba siūlo projektus. Tokia funkcija gali duomenis naudoti kitaip, nei jūs sutikote duomenų tvarkymo sutartyje. Reglamentacija tada neprašo naujo įstatymo, bet prašo naujojo žvilgsnio į esamą sutartį.
Funkcijos, kurios tyliai atsiranda
Ryškiausias pastarųjų laikų pokytis yra įrankiuose, kurie dirbtinį intelektą prideda prie to, ką jau naudojate: teksto pasiūlymas jūsų pašto programoje, automatinis susitikimo apibendrinimas, pokalbio funkcija jūsų CRM. Tokios funkcijos dažnai automatiškai įjungiamos atnaujinus, be to, kad jas aiškiai pasirinksite. Ar ir kaip tokia funkcija apdoroja asmeninius duomenis, ir ar tai patenka į esamą duomenų tvarkymo sutartį, yra kažkas, ką turite patikrinti kiekvienam įrankiui. kiekvienam plačiai naudojamam įrankiui patikrinti, kaip jis su duomenimis elgiasi suteikia tam pirmąją kryptį, nurodydama taisyklės šaltinį.
Kas gali pasikeisti duomenų tvarkymo sutartyje
Be funkcijų kartais pasikeičia pati sutartis. Teikėjai dirba su šablonais, kuriuos periodiškai atnaujina, pavyzdžiui, todėl, kad pasamdo naują subrangovą, keičia serverio vietą ar pritaiko savo saugumo priemones. Tokie pokyčiai dažniausiai pasirodo el. paštu ar skelbimais programoje, tačiau jų nevisada perskaito. Duomenų tvarkymo sutartis, kuri buvo pritarta prieš dvejus metus, nebūtinai dabar turi automatiškai būti priimtina. Jums tereikia įvertinti, ar nauja versija dar atitinka jūsų naudojimą su tuo įrankiu, ir ką tai reiškia priemonėms, kurios susietos su jūsų duomenimis.
Ką tai konkretiškai reiškia jūsų įmonei
Daugumoje MVĮ tai reiškia reguliarų, nedidelį techninės priežiūros momentą: kartą per metus peržiūrėti, kuriuos įrankius naudojate, ar duomenų tvarkymo sutartis vis dar aktuali, ir ar pasirodė funkcijos, kurias nežinojote. Tai nėra teisinė veikla, greičiau patikrinimas, kurį galite atlikti kartu su tuo, kuris prižiūri programinę įrangą. Abejojant dėl tikslaus sutarties nustatymo aiškinimo arba dėl klausimo, ar nauja funkcija atitinka esamus susitarimus, logiška būtų paprašyti paties teikėjo, arba pasitarti su juridiniu patarėju arba Asmeninių duomenų apsaugos institucija.
Kur tai rasite
Mes palaikome žinomų SaaS-įrankių bibliotekos ir nurodome, kur kažkas kilęs iš GDPR teksto arba iš EDPB ar Asmens duomenų apsaugos viršinspektoriaus gairės, kad jūs galėtumėte tai patys perskaityti. kaip susidaro tos nuorodų vietos paaiškina, kaip tas procesas veikia. Kai tik bet kuriame jūsų naudojamame įrankyje įvyksta pokytis, turintis įtakos jūsų situacijai, tai yra kažkas, kas per prenumeratą yra signalizuojama; pati žinių bazė lieka laisvai pasiekiama visiems.
Norite žinoti, ar tai svarbu jūsų verslui? Atlikite nemokamą greitąją patikrą arba peržvelkite dažniausiai užduodamus klausimus apie programinę įrangą ir GDPR kad pamatytumėte, ko reikalinga jūsų situacija.