Zmení sa GDPR tento rok pre software, ktorý denne používate? Nie, samotný predpis nie je na rade ročnej aktualizácie; tieto pravidlá sú stanovené. Čo sa mení, je prax okolo toho: poskytovatelia účtovného softvéru, e-mailových programov a systémov CRM neprestajne pridávajú nové funkcie, menia subdodávateľov alebo upravujú svoju zmluvu medzi správcom a spracovateľom. Ako používateľ to pre vás neznamená, že by ste mali začať znova, ale stojí za to pravidelne kontrolovať, či dohody, ktoré ste kedysi uzavreli, stále zodpovedajú tomu, čo nástroj teraz robí.
To je obzvlášť relevantné pre spoločnosti, ktoré používajú vedľa seba niekoľko cloudových nástrojov: účtovný balík, poskytovateľa e-mailu, plánovací nástroj, možno systém CRM. Každý poskytovateľ pracuje na svojej službe vlastným tempom, a nie každá zmena sa hlasno oznamuje. Pre vás je dôležité najmä to, či nástroj stále robí to, čo ste si mysleli, že robí, keď ste podpisali zmluvu medzi správcom a spracovateľom.
Zákon stojí, služba nie
GDPR popisuje, čo môže a musí spracovateľ robiť s osobnými údajmi, ktoré mu poskytujete, a čo by malo byť v zmluve medzi správcom a spracovateľom. Toto jadro sa nemení zrazu. Čo sa mení, je samotná služba: nástroj, ktorý vlani iba posielal e-maily, môže tento rok mať funkciu, ktorá e-maily automaticky zhŕňa alebo navrhuje koncepty. Takáto funkcia môže s údajmi zaobchádzať iným spôsobom, ako ste s tým kedysi súhlasili v zmluve medzi správcom a spracovateľom. Predpis potom nevyžaduje nový zákon, ale vyžaduje nový pohľad na existujúcu dohodu.
Funkcie, ktoré sa ticho pridávajú
Najviditeľnejšia zmena v poslednej dobe spočíva v nástrojoch, ktoré pridávajú umelú inteligenciu k niečomu, čo ste už používali: návrh textu v e-mailovom programe, automatické zhrnutie stretnutia, chatovacia funkcia v systéme CRM. Takéto funkcie sú často automaticky zapnuté pri aktualizácii bez toho, aby ste sa na ne výslovne rozhodli. Ako a či taká funkcia spracúva osobné údaje a či to spadá do existujúcej zmluvy medzi správcom a spracovateľom, je niečo, čo musíte skontrolovať pre každý nástroj. pre každý široko používaný nástroj skontrolovať, ako s údajmi zaobchádza poskytuje prvý smer, s odkazom na príslušné pravidlo.
Čo sa môže posunúť v zmluve medzi správcom a spracovateľom
Okrem funkcií sa niekedy niečo zmení na samotnej dohode. Poskytovatelia pracujú so šablónami, ktoré pravidelne aktualizujú, napríklad preto, že angažujú nového subdodávateľa, menia umiestnenie servera alebo upravujú bezpečnostné opatrenia. Takéto zmeny zvyčajne prichádzajú s upozornením e-mailom alebo banner v aplikácii, no zďaleka nie vždy sa čítajú. Zmluva medzi správcom a spracovateľom, na ktorej ste pred dvoma rokmi súhlasili, nemusí byť teraz automaticky v poriadku. Je na vás, aby ste posúdili, či nová verzia stále súhlasí s tým, čo s tým nástrojom robíte, a čo to znamená pre opatrenia, ktoré sú spojené s vašimi údajmi.
Čo to konkrétne znamená pre vašu spoločnosť
Pre väčšinu malých a stredných podnikov to znamená opakujúci sa malý údržbový moment: raz ročne prejdite si, ktoré nástroje používate, či je zmluva medzi správcom a spracovateľom stále aktuálna a či sa nové funkcie, ktoré ste nepoznali. To nie je právna cvičba, skôr kontrola, ktorú môžete urobiť spolu s osobou, ktorá spravuje software. Ak si nie ste istí presným výkladom určitej doložky v zmluve alebo otázkou, či nová funkcia spadá do existujúcich dohod, odporúča sa opýtať sa samotného poskytovateľa, právnika alebo dozorného úradu na ochranu osobných údajov.
Kde to nájdete
Vedieme knižnicu známych nástrojov SaaS a uvádzame, odkiaľ pochádza niečo z textu GDPR alebo z návodu EDPB alebo Úradu na ochranu osobných údajov, aby ste si to mohli sami preverovať. ako tieto zdroje vznikajú vysvetľuje, ako tento proces funguje. Akonáhle sa v nástroji, ktorý používate, niečo zmení, čo sa vás týka, je to niečo, čo sa signalizuje prostredníctvom predplatného; samotná knižnica zostáva bezplatne dostupná pre každého.
Chcete vedieť, či je to dôležité pre vašu spoločnosť? Absolvujte bezplatnú rýchlu kontrolu alebo si prelistujte najčastejšie kladené otázky o softvéri a GDPR aby ste videli, čo vaša situácia vyžaduje.