Vai GDPR šogad mainās programmatūrai, ko jūs katru dienu lietojat? Nē, pati regulācija negaida gada atjauninājumu; tie noteikumi ir fiksēti. Tas, kas mainās, ir prakse apkārt tam: grāmatvedības pakotņu, pasta programmu un CRM sistēmu nodrošinātāji pastāvīgi pievieno jaunas funkcijas, maina apakšuzņēmējus vai pielāgo savus datu apstrādes līgumus. Jums kā lietotājam tas nozīmē, ka jums nav jāsāk no jauna, taču ir vērts periodiski pārbaudīt, vai nolīgumi, kurus jūs kādu reizi noslēdzāt, joprojām atbilst tam, ko šis rīks tagad dara.
Tas ir īpaši svarīgi uzņēmumiem, kas vienlaikus izmanto vairākus mākoņa rīkus: grāmatvedības pakotni, pasta pakalpojuma sniedzēju, plānošanas rīku, iespējams, CRM. Katrs nodrošinātājs strādā savā tempā pie sava pakalpojuma, un ne katra izmaiņa tiek skaļi paziņota. Jums ir svarīgi, vai rīks joprojām dara to, ko jūs domājāt, ka viņš darīs, kad jūs noslēdzāt datu apstrādes līgumu.
Likums stāv uz vietas, pakalpojums – nē
GDPR apraksta, ko datu apstrādes līguma puse drīkst un ir jādara ar jūsu sniegtajiem personīgajiem datiem, un kas jābūt datu apstrādes līgumā. Šī būtība nemainās vienkārši tā. Tas, kas mainās, ir pats pakalpojums: rīks, kas pērnā gadu sūtīja tikai e-pastus, šogad var būt funkcija, kas automātiski apkopo e-pastus vai piedāvā melnrakstus. Šāda funkcija var izmantot datus citā veidā nekā tas, par ko jūs kādu reizi piekritāt datu apstrādes līgumā. Regulācija tad neprasa jaunu likumu, bet prasīta jaunu skatu uz esošu nolīgumu.
Funkcijas, kas klusi pievieno
Visilgāk redzamā pēdējā laika izmaiņa atrodas rīkos, kuros mākslīgais intelekts tiek pievienots tam, ko jūs jau lietojāt: tekstizvēles ieteikums jūsu pasta programmā, automātisks tikšanās kopsavilkums, tērzēšanas funkcija jūsu CRM. Šādas funkcijas bieži tiek automātiski aktivizētas atjauninājuma laikā, neizvēloties jūs to skaidri. Vai un kā šāda funkcija apstrādā personīgos datus, un vai tas ietilpst esošajā datu apstrādes līgumā, ir jāpārbauda katram rīkam. katram bieži lietotam rīkam pārbaudīt, kā tas apstrādā datus šeit sniedz pirmo virzību, norādot noteikuma atrašanās vietu.
Kas datu apstrādes līgumā var mainīties
Līdzās funkcijām dažkārt mainās pats nolīgums. Nodrošinātāji strādā ar veidnēm, kuras viņi periodiski atjaunina, piemēram, tāpēc, ka viņi piesaista jaunu apakšuzņēmēju, maina to serveru vietu vai pielāgo savus drošības pasākumus. Šādas izmaiņas parasti nāk ar paziņojumu e-pastā vai baneri lietotnē, taču tās tālu ne vienmēr tiek lasītas. Datu apstrādes līgums, ar ko piekritāt divus gadus atpakaļ, ne vienmēr automātiski ir pieņemams tagad. Jums jānovērtē, vai jaunā versija joprojām atbilst tam, ko jūs ar šo rīku darāt, un ko tas nozīmē pasākumiem, kas saistīti ar jūsu datiem.
Kas tas konkrēti nozīmē jūsu uzņēmumam
Lielākajai daļai mazo un vidējo uzņēmumu tas nozīmē periodisko, nelielu apkopes brīdi: reizi gadā pārlūkot, kurus rīkus jūs lietojat, vai datu apstrādes līgums joprojām ir aktuāls, un vai ir pievienotas funkcijas, kuras jūs nezinājāt. Tas nav juridiska vingrinājums, drīzāk pārbaude, ko jūs varat veikt kopā ar to, kurš pārvalda programmatūru. Ja rodas šaubas par precīzu noteikuma interpretāciju nolīgumā vai par jautājumu, vai jauna funkcija ietilpst esošajos nolīgumos, ir loģiski vaicāt pašu nodrošinātāju, juristu vai Datu aizsardzības iestādi.
Kur jūs to atradīsiet
Mēs uzturējam zināmo SaaS-rīku bibliotēku un norādām, no kurienes nāk kas no GDPR teksta vai no EDPB vai Datu aizsardzības iestādes vadlīnijām, lai jūs varētu to pārbaudīt pats. kā šie atsauces avoti tiek izveidoti izskaidro, kā šis process darbojas. Tiklīdz kāds no jūsu izmantotajiem rīkiem mainās tā, ka tas ietekmē jūsu situāciju, tas ir kaut kas, kas tiek signalizēts caur abonementu; pati zināšanu bāze paliek brīvi pieejama ikvienam.
Vai vēlaties uzzināt, vai tas ir svarīgi jūsu uzņēmumam? Veiciet bezmaksas ātro pārbaudi vai pārlūkojiet biežāk uzdotos jautājumus par programmatūru un GDPR lai redzētu, kāda ir jūsu situācija.