Mijenja li se GDPR ove godine za softver koji svakodnevno koristite? Ne, sama Uredba ne čeka godišnje ažuriranje; ta pravila su fiksna. Ono što se mijenja jest praksa oko nje: dobavljači računovodstvenih paketa, e-mail programa i CRM sustava stalno dodaju nove značajke, mijenjaju podugovarače ili prilagođavaju svoj ugovor s obrađivačem. Za vas kao korisnike to ne znači da morate početi ispočetka, ali znači da je vrijedno povremeno provjeriti jesu li dogovori koje ste nekad zaključili i dalje u skladu s onim što alat sada radi.
Ovo je posebno relevantno za poduzeća koja koriste više cloud alata istovremeno: računovodstveni paket, pružatelja e-maila, alat za planiranje, možda CRM. Svaki dobavljač radi svojim tempom na svojoj usluzi, a ne najavljuje svaku promjenu glasno. Za vas je bitno samo hoće li alat i dalje raditi ono što ste mislili da će raditi kad ste potpisali ugovor s obrađivačem.
Zakon stoji, usluga se ne zaustavlja
GDPR opisuje što obrađivač smije i mora raditi s osobnim podacima koje mu dostavite, te što bi trebalo biti sadržano u ugovoru s obrađivačem. To jezgro se ne mijenja odjednom. Ono što se mijenja jest sama usluga: alat koji je prošle godine samo slao e-maile može ove godine imati značajku koja automatski sažima e-maile ili predlaže koncepte. Takva značajka može koristiti podatke na drugačiji način nego za što ste se ikad složili u ugovoru s obrađivačem. Uredba tada ne traži novi zakon, ali traži novi pogled na postojeći ugovor.
Značajke koje tiho dolaze
Najvidljivija promjena zadnjeg vremena nalazi se u alatima koji dodaju umjetnu inteligenciju nečem što ste već koristili: prijedlog teksta u vašem e-mail programu, automatski sažetak sastanka, chat funkcija u vašem CRM-u. Takve značajke često se automatski uključe prilikom ažuriranja, bez da eksplicitno birate. Jesu li i kako takva značajka obrađuje osobne podatke, te pada li to unutar postojećeg ugovora s obrađivačem, nešto je što morate provjeriti po alatu. provjeriti po svakom često korištenom alatu kako se nosi s podacima tu daje prvi smjer, sa lociranjem pravila.
Što se može promijeniti u ugovoru s obrađivačem
Pored značajki, ponekad se nešto promijeni i u samom ugovoru. Dobavljači rade sa šablonama koje povremeno ažuriraju, na primjer jer angažiraju novog podugovarača, mijenjaju lokaciju svoga poslužitelja ili prilagođavaju svoje mjere sigurnosti. Takve promjene obično dolaze s obavijesti putem e-maila ili bandera u aplikaciji, ali se često ne pročitaju. Ugovor s obrađivačem na koji ste pristali prije dvije godine možda više nije automatski prihvatljiv. Vaša je dužnost da procjenite je li nova verzija i dalje u skladu s onim što radite s tim alatom, te što to znači za mjere koje su povezane s vašim podacima.
Što to konkretno znači za vaše poduzeće
Za većinu malih i srednjih poduzeća ovo se svodi na povremeni mali održavajući trenutak: jednom godišnje provjeri koje alate koristiš, je li ugovor s obrađivačem i dalje aktualan te postoje li nove značajke koje nisi znao/znala. To nije pravna vježba, već provjera koju možeš obaviti zajedno s onom koja upravlja softverom. Ako sumnjate u točnu interpretaciju određene odredbe u ugovoru ili u pitanju je li nova značajka unutar postojećih dogovora, preporuča se da sami postavite pitanje dobavljaču, ili se posavjetujete s pravnikom ili Vlastima za zaštitu podataka.
Gdje ovo možete pronaći
Održavamo biblioteku poznatih SaaS-alata i navodimo gdje nešto potječe iz teksta OPZP-a ili iz smjernice EDPB-a ili Ureda za zaštitu podataka, kako biste to mogli sami provjeriti. kako nastaju ta mjesta izvora objašnjava kako taj proces funkcionira. Čim se nešto promijeni u alatu koji koristite, što utječe na vašu situaciju, to je nešto što se signalizira putem pretplate; sama baza znanja ostaje besplatna za konzultiranje za sve.
Želite li znati je li to važno za vaše poduzeće? Izvršite besplatnu quick-scan ili pregledajte najčešće postavljana pitanja o softveru i OPZP-u kako biste vidjeli što vaša situacija zahtijeva.