Kas GDPR muutub sel aastal tarkvara osas, mida te iga päev kasutate? Ei, määrus ise ei oota iga-aastast uuendust; need reeglid on kindlaks määratud. Aga praktikal selle ümber muutub: raamatupidamispakettide, e-posti programmide ja CRM-süsteemide pakkujad lisavad pidevalt uusi funktsioone, vahetavad alamhankijaid või muudavad oma andmetöötlejate lepingut. Kasutajana tähendab see teile mitte seda, et peaksite algusest peale uuesti alustama, vaid seda, et tasub aeg-ajalt kontrollida, kas lepingud, mille te kunagi sõlmisit, langevad kokku sellega, mida tööriist nüüd teeb.
See on eriti asjakohane ettevõtetele, kes kasutavad kõrvuti mitut pilvetööriista: raamatupidamispaketti, e-posti pakkujat, planeerimistööriista, võib-olla CRM-i. Iga pakkuja töötab oma tempoga oma teenuse kallal, ja mitte iga muudatus ei ole kuulutatud. Teie jaoks on oluline, kas tööriist teeb endiselt seda, mida te arvate, et ta tegi, kui sõlmisit andmetöötlejate lepingu.
Seadus seisab paigal, teenus mitte
GDPR kirjeldab, mida andmetöötleja võib ja peab tegema teie antud isikuandmetega, ja mida andmetöötlejate lepingus peaks olema. See tuum ei muutu äkki. Aga teenus ise muutub: tööriist, mis eelmisel aastal ainult e-kirju saatis, võib sel aastal omada funktsiooni, mis e-kirju automaatselt kokkuvõtteid teeb või kontseptsioone pakub. Selline funktsioon võib andmeid teisiti kasutada, kui te andmetöötlejate lepingus kunagi nõustusit. Määrus ei nõua siis uut seadust, kuid nõuab uut pilku olemasolevale lepingule.
Vaikselt lisanduvad funktsioonid
Viimase aja nähtavam muutus on tööriistades, mille abiajuduse intellekti need lisasid, mida te juba kasutasit: tekstipakkumine teie e-postiprogrammis, kohtumise automaatne kokkuvõte, vestluse funktsioon teie CRM-is. Sellised funktsioonid lülituvad värskenduse ajal tihti automaatselt sisse, ilma et te selleks otseselt valiksite. Kas ja kuidas selline funktsioon isikuandmeid töötleb, ja kas see mahub olemasolevate andmetöötlejate lepingu alla, tuleb teil iga tööriista puhul kontrollida. uurige iga laialdaselt kasutatava tööriista puhul, kuidas see andmetega käitub annab selle jaoks esimese suuna, koos reegli leiumiskohaga.
Mis andmetöötlejate lepingus muutuda võib
Lisaks funktsioonidele muutub mõnikord lepingu ise. Pakkujad kasutavad malle, mida nad perioodiliselt uuendavad, näiteks seetõttu, et kasutavad uut alamhankijat, muudavad serveri asukohta või kohandavad oma turvameetmeid. Sellised muudatused tulevad tavaliselt e-posti teatisega või banneri kujul rakenduses, kuid neid ei loeta kunagi kuigi hoolikalt. Andmetöötlejate leping, mis kaks aastat tagasi aktsepteeritud oli, ei pruugi see nüüd automaatselt olla. Teil on kohustus hinnata, kas uus versioon langeb kokku sellega, mida te tööriistaga teete, ja mida see tähendab teie andmetega seotud meetmete jaoks.
Mida see konkreetselt teie ettevõtte jaoks tähendab
Enamiku väike- ja keskmise suurusega ettevõtete jaoks taandub see perioodiliseks, väikeseks hooldusmomendiks: kord aastas käia läbi tööriistade loetelut, mida kasutate, kontrollida, kas andmetöötlejate leping on praegu veel aktuaalne, ja vaadata, kas funktsioone on juurde lisandunud. See pole juriidiline harjutus, pigem kontroll, mida saate teha koos tarkvara haldurite. Kui kahtlete kindla sättega lepingus või küsimuses, kas uus funktsioon mahub olemasolevate kokkulepete alla, on otstarbekohane pakkuja endalt küsida, või konsulteerida juristiga või Andmekaitse Inspektsiooniga.
Kus te seda leiab
Hoiame SaaS-tööriistade teadmisbaasi, mis on seotud teksti kohaga Üldises andmekaitseregulatsioonis (GDPR) või EDPB-i või Andmekaitse Inspektsiooni juhendites, et saaksite seda ise uurida. kuidas neid viiteid koostatakse seletab, kuidas see protsess toimib. Niipea, kui tööriistas, mida kasutate, muutub midagi, mis teie olukorda mõjutab, on see midagi, mida signaaliviiakse tellimuse kaudu; teadmusbaasi enese saab tasuta konsulteerida kõik.
Kas soovite teada, kas see teie ettevõtte jaoks oluline on? Tehke tasuta kiire kontroll või sirvige kõige sagedamini esitatud küsimusi tarkvara ja GDPR-i kohta et näha, mida teie olukord nõuab.