Megváltozik-e a GDPR-keretrendszer idén az Ön által napi szinten használt szoftvernél? Nem, a rendelet maga nem vár éves frissítésre; ezek a szabályok rögzítettek. Ami azonban változik, az az ezek körüli gyakorlat: a könyvelési csomagok, levelezőprogramok és CRM-rendszerek szállítói folyamatosan új funkciókat adnak hozzá, alszállítókat váltanak vagy adatkezelési szerződésüket módosítják. Felhasználóként ez nem azt jelenti, hogy elölről kell kezdenie, de érdemes időről időre ellenőrizni, hogy a korábban kötött megállapodások még megfelelnek-e annak, amit az eszköz most csinál.
Ez különösen fontos azoknak a vállalkozásoknak, amelyek egyszerre több felhőbeli eszközt használnak: egy könyvelési csomagot, egy levelezésszolgáltatót, egy tervezési eszközt, talán egy CRM-et. Minden szolgáltató saját tempójában fejleszti szolgáltatását, és nem minden módosítást jelentenek be nagyban. Önnek az számít leginkább, hogy az eszköz továbbra is azt csinálja-e, amit akkor gondolt, amikor az adatkezelési szerződést aláírta.
A törvény statikus, a szolgáltatás nem
A GDPR-keretrendszer azt írja le, hogy az adatkezelő mit csinálhat és mit kell csináljon az Ön által biztosított személyes adatokkal, és mit kell tartalmazzon egy adatkezelési szerződés. Ez az alapvetés nem változik meg hirtelen. Amit viszont megváltozhat, az a szolgáltatás maga: egy olyan eszköz, amely tavaly csak e-maileket küldött, idén lehet, hogy automatikusan összefoglalja vagy javaslatokat készít az e-mailekhez. Egy ilyen funkció az adatokat máshogy használhatja, mint ahogyan az adatkezelési szerződésben beleegyezett. A rendelet nem új törvényt követel, hanem egy meglévő megállapodás újraértékelését.
Csendes funkciók, amelyek hozzáadódnak
Az utóbbi időben legszembetűnőbb változás azokhoz az eszközökhöz kötődik, amelyek mesterséges intelligenciát adnak hozzá valamihez, amit már használt: szövegjavaslatot az Ön levelezőprogramjában, automatikus összefoglalót egy értekezletből, csevegési funkciót az Ön CRM-jében. Az ilyen funkciókat gyakran automatikusan bekapcsolják egy frissítéskor, anélkül, hogy Ön explicite megtenné. Az, hogy egy ilyen funkció hogyan kezel személyes adatokat, és hogy az beleesik-e a meglévő adatkezelési szerződésbe, eszközönként külön kell, hogy ellenőrizze. eszközönként ellenőrizni, hogy az hogyan kezel adatokat támpontot ad erre, az előírás megtalálási helyével együtt.
Mi változhat egy adatkezelési szerződésben
A funkciók mellett az overeenkomst maga is változhat. A szállítók olyan sablonokkal dolgoznak, amelyeket rendszeres időközönként frissítenek, például új alszállítót vonnak be, szerverkihelyezésüket módosítják vagy biztonsági intézkedéseiket szükségesnek tartják. Az ilyen módosítások általában e-mailben vagy szalagcímben érkeznek az alkalmazásban, de sokszor nem olvassák el azokat. Egy két éve elfogadott adatkezelési szerződés most már nem feltétlenül érvényes. Önnek kell megítélnie, hogy az új verzió még összhangban van-e azzal, amit az adott eszközzel csinál, és mit jelent ez az az adataihoz kapcsolódó intézkedések szempontjából.
Mit jelent ez konkrétan a vállalata számára
A legtöbb kis- és közepes vállalat számára ez egy rendszeres, kis karbantartási időpontot jelent: évente egyszer átnézi, milyen eszközöket használ, az adatkezelési szerződés még aktuális-e, és vannak-e új funkciók, amelyeket nem ismert. Ez nem jogi gyakorlat, inkább egy ellenőrzés, amelyet a szoftvert kezelő személlyel végezhet el. Ha bizonytalan egy szerződésben szereplő rendelkezés pontos értelmezésével vagy azzal kapcsolatban, hogy egy új funkció a meglévő megállapodások keretei között marad-e, célszerű közvetlenül a szállítótól megkérdezni, vagy egy jogiász vagy az Adatvédelmi Hatóság tanácsát kérni.
Hol találja ezt
Egy ismert SaaS-eszközöket tartalmazó könyvtárat tartunk karban, és feltüntetjük, hogy az egyes információk az GDPR szövegéből vagy az EDPB vagy a holland Adatvédelmi Hatóság iránymutatásaiból származnak, hogy Ön azt személyesen ellenőrizhesse. hogyan jönnek létre ezek a forrásjelzések Elmagyarázza, hogyan működik ez a folyamat. Amint az Ön által használt eszközben valami megváltozik, amely befolyásolja a helyzetét, egy előfizetésen keresztül értesítés érkezik; maga az adatbázis ingyenes marad mindenki számára.
Szeretné tudni, hogy ez releváns-e a cégénél? Végezze el az ingyenes gyorsértékelést, vagy böngésszen a szoftverekre és a GDPR-ra vonatkozó leggyakoribb kérdéseket hogy meglátsa, mi szükséges a helyzetéhez.