Променя ли се GDPR тази година за софтуера, който използвате всеки ден? Не, самата разпоредба не чака годишна актуализация; тези правила са установени. Това, което се променя, е практиката около тях: доставчиците на счетоводни пакети, имейл програми и CRM системи постоянно добавят нови функции, сменят подизпълнители или адаптират договора си на преработвача. За вас като потребител това не означава, че трябва да започвате отначало, но означава, че си струва да проверите от време на време дали споразуменията, които сключихте някога, все още отговарят на това, което инструментът прави сега.
Това е особено актуално за компании, които използват няколко облачни инструмента едновременно: счетоводен пакет, имейл доставчик, инструмент за планиране, може би CRM. Всеки доставчик работи в собствено темпо на своята услуга, и не всяка промяна се обявява високо. За вас е важно дали инструментът все още прави това, което мислихте, че прави, когато подписахте договора на преработвача.
Законът остава неподвижен, услугата не
GDPR описва какво преработвачът може и трябва да прави с личните данни, които предоставяте, и какво трябва да бъде в договора на преработвача. Това ядро не се променя внезапно. Това, което се променя, е самата услуга: инструмент, който миналата година само изпращаше имейли, може да има функция тази година, която автоматично обобщава имейлите или предлага проекти. Такава функция може да използва данни по различен начин от този, за който някога се съгласихте в договора на преработвача. Разпоредбата тогава не иска нов закон, но иска нов поглед върху съществуващо споразумение.
Функции, които се добавят тихо
Най-видимата промяна от последното време е в инструментите, които добавят изкуствен интелект към нещо, което вече използвахте: текстово предложение в вашата имейл програма, автоматично обобщение на срещата, функция за разговор в вашия CRM. Такива функции често се включват автоматично при актуализация, без да избирате експлицитно. Дали и как такава функция обработва личните данни, и дали това попада в съществуващия договор на преработвача, е нещо, което трябва да проверите на всеки инструмент. проверете за всеки често използван инструмент как той работи с данни дава там първа насока, с указанието на правилото.
Какво може да се промени в договор на преработвача
Освен функциите, понякога се променя и самото споразумение. Доставчиците работят с шаблони, които периодично актуализират, например защото наемат нов подизпълнител, променят местоположението на сървъра или адаптират мерките си за сигурност. Такива промени обикновено идват с известие по имейл или банер в приложението, но често не се четат. Договор на преработвача, който е бил одобрен преди две години, не трябва автоматично да бъде одобрен сега. Ваша е задачата да оцените дали новата версия все още отговаря на това, което правите с инструмента, и какво означава това за мерките, свързани с вашите данни.
Какво това конкретно означава за вашата компания
За повечето малки и средни предприятия това се свежда до периодично, малко поддържане: веднъж годишно преглеждайте кои инструменти използвате, дали договорът на преработвача все още е актуален, и дали са добавени функции, които не познавахте. Това не е правна упражнение, по-скоро проверка, която можете да направите заедно с този, който управлява софтуера. При съмнение относно точното тълкуване на определено положение в договор, или дали нова функция отговаря на съществуващите споразумения, разумно е да попитате самия доставчик, или да се консултирате с юрист или органа за защита на личните данни.
Където ще намерите това
Ние поддържаме библиотека от известни SaaS инструменти и посочваме откъде идва всичко в текста на GDPR или в насока на EDPB или на Управата по защита на личните данни, така че да можете сами да проверите. как се стигат до тези съответствия обяснява как работи този процес. Веднага щом в инструмент, който използвате, се промени нещо, което засяга вашата ситуация, това е нещо, което се сигнализира чрез абонамент; самата база от знания остава безплатна за всеки.
Искате ли да знаете дали това е важно за вашето предприятие? Направете безплатното бързо сканиране или прелистете най-често задаваните въпроси за софтуер и GDPR за да видите какво изисква вашата ситуация.