Se GDPR letos spreminja za programsko opremo, ki jo dnevno uporabljate? Ne, sama uredba ne pričakuje letne posodobitve; ta pravila so fiksna. Kar se pa spreminja, je praksa okrog nje: ponudniki računovodskih paketov, e-poštnih programov in CRM-sistemov stalno dodajajo nove funkcionalnosti, menjavajo podizvajalce ali prilagajajo svoje pogodbe med nadzornikom in obdelovalcem podatkov. Za vas kot uporabnike to ne pomeni, da morate začeti znova, ampak da je vredno občasno preveriti, ali se dogovori, ki ste jih kdaj sklenili, še ujemajo s tem, kar orodje sedaj počne.
To je še posebej relevantno za podjetja, ki vzporedno uporabljajo več oblačnih orodij: računovodski paket, ponudnika e-pošte, orodje za načrtovanje, morda CRM. Vsak ponudnik dela na svojo hitrostjo na svojem servisu, in ne vsaka sprememba je glasno napovedana. Za vas je najpomembnejše, ali orodje še vedno počne tisto, kar ste si mislili, da počne, ko ste podpisali pogodbo med nadzornikom in obdelovalcem podatkov.
Zakon stoji, storitev ne
GDPR opisuje, kaj sme in mora obdelovalec podatkov početi z osebnimi podatki, ki jih posredujete, in kaj bi moralo biti v pogodbi med nadzornikom in obdelovalcem podatkov. To jedro se ne spremeni naenkrat. Kar se pa spreminja, je sama storitev: orodje, ki je lani samo pošiljalo e-pošto, ima letos lahko funkcijo, ki e-pošto samodejno povzame ali predlaga osnutke. Taka funkcionalnost lahko podatke uporablja na drugačen način, kot ste se kdaj strinjali v pogodbi med nadzornikom in obdelovalcem podatkov. Uredba takrat ne zahteva novega zakona, ampak le nov pogled na obstoječo pogodbo.
Funkcionalnosti, ki se tiho dodajajo
Najbolj vidna sprememba v zadnjem času je v orodjih, ki dodata umetno inteligenco k temu, kar ste že uporabljali: predlog besedila v e-poštnem programu, samodejni povzetek sestanka, klepetna funkcija v CRM-u. Takšne funkcionalnosti se pogosto samodejno vključijo pri posodobitvi, ne da bi se vi zanjo izrecno odločili. Ali in kako taka funkcionalnost obdeluje osebne podatke, in ali to spada v obstoječo pogodbo med nadzornikom in obdelovalcem podatkov, je nekaj, kar morate preverjati za vsako orodje. za vsako pogosto uporabljeno orodje preveriti, kako obdeluje podatke to zagotavlja prvo smer, s povratno povezavo do pravila.
Kaj se lahko spremeni v pogodbi med nadzornikom in obdelovalcem podatkov
Poleg funkcionalnosti se včasih nekaj spremenì v sami pogodbi. Ponudniki delajo s predlogami, ki jih periodično posodabljajo, na primer ker angažirajo novega podizvajalca, spremenijo lokacijo strežnika ali prilagodijo svoje varnostne ukrepe. Takšne spremembe običajno pridejo s sporočilom po e-pošti ali transparentom v aplikaciji, vendar jih dolgo časa ne berejo. Pogodba med nadzornikom in obdelovalcem podatkov, ki je bila veljavna pred dvema letoma, zdaj morda ni več avtomatično. Vaša je odločitev, ali je nova različica še vedno skladna s tem, kar z orodjem počnete, in kaj to pomeni za ukrepe, ki so povezani z vašimi podatki.
Kaj to konkretno pomeni za vaše podjetje
Za večino malih in srednje velikih podjetij se to zmanjša na periodičen, majhen trenutek vzdrževanja: enkrat na leto si ogledati, katera orodja uporabljate, ali je pogodba med nadzornikom in obdelovalcem podatkov še aktualna, in ali so se dodale funkcionalnosti, ki jih niste poznali. To ni pravna vaja, bolj kot preverka, ki jo lahko naredite skupaj s tistim, ki upravlja programsko opremo. Če ste v dvomih glede natančne razlage določbe v pogodbi ali glede vprašanja, ali nova funkcionalnost sodi v obstoječe dogovore, je smiselno, da vprašate samega ponudnika, ali se posvetujete s pravnikom ali Uradom za varstvo podatkov.
Kje to najdete
V naši knjižnici hranimo seznam znanih orodij SaaS in navedemo, kje izvira kaj iz besedila GDPR ali iz smernic EDPB ali Organa za varstvo podatkov, tako da si to lahko sami ogledате. kako nastanejo ta mesta citiranja pojasnjuje, kako ta proces deluje. Takoj ko se v orodju, ki ga uporabljate, nekaj spremeni, kar vpliva na vašo situacijo, je to nekaj, kar se prek naročnine sporoči; sama baza znanja ostane brezplačna za vse.
Želite vedeti, ali je to pomembno za vaše podjetje? Opravite brezplačno hitro preverjanje ali prebrskite pogosteje zastavljana vprašanja o programski opremi in GDPR da vidite, kaj zahteva vaša situacija.