vad får jag registrera i personaldossien för en anställd

Vad som hör till och inte hör till i en personalfil

En personalfil ska innehålla vad som är nödvändigt för att genomföra arbetsförhållandet: avtalsuppgifter, befattning, lön, frånvaro- och ledighetsuppgifter, bedömningar och korrespondens om anställningen. Det som inte hör till är uppgifter som inte tjänar något påvisbart syfte: anteckningar om någons privatliv, åsikter om politiska preferenser, antaganden om hälsa utöver vad som är nödvändigt för sjukskötsel, eller kopior av identitetshandlingar som bevaras längre än vad de efterfrågades för. Frågan är alltid inte "kan detta råka bli relevant någon gång", utan om uppgiften verkligen är nödvändig för ett konkret, namngivet syfte inom arbetsförhållandet.

Det innebär också att en fil växer och krymper tillsammans: vad som var relevant vid ansökan kan bli onödigt efter anställning, och uppgifter som registrerats under en sjukperiod bör inte utan anledning stanna kvar i filen när personen återgår till arbete. Hur länge uppgifter får bevaras efter att syftet har upphört beskrivs vid bevarandetiderna för personal- och ansökningsuppgifter. För särskilda kategorier av uppgifter, såsom hälsouppgifter, gäller en högre standard än för vanliga personaluppgifter, och denna standard beskrivs på sidan om de rättsliga grunderna för tillåten behandling.

Var detta följer från: artikel 5 och artikel 6 GDPR

Att en personalfil förblir begränsad till vad som är nödvändigt följer av artikel 5 i GDPR, där principerna om dataminimering och lagringsbegränsning är fastslagna: uppgifter bevaras inte längre eller i större omfattning än vad syftet kräver. Huruvida en uppgift alls får behandlas beror på en giltig rättslig grund som nämns i artikel 6 i GDPR — för de flesta personaluppgifter är det behovet av att genomföra arbetsavtalet. Dessa två artiklar tillsammans bestämmer omfånget av filen: ingen rättslig grund, då ingen behandling; inget syfte längre, då ingen lagring längre. Myndigheten för skydd av personuppgifter ger ytterligare vägledning för den svenska praktiken, medan kärnan i dessa normer kommer direkt från förordningen själv och är därför densamma i varje medlemsstat.