mitä voin tallentaa työntekijän henkilöstötiedostoon

Mitä kuuluu ja mitä ei kuulu henkilöstötiedostoon

Henkilöstötiedostoon kuuluu se, mikä on välttämätöntä työsuhteen toteuttamiseksi: sopimustiedot, tehtävä, palkka, poissaolo- ja lomakaaviot, arvioinnit ja työsuhdetta koskeva kirjeenvaihto. Siihen ei kuulu tiedot, joilla ei ole osoitettavaa tarkoitusta: muistiinpanot jonkun yksityiselämästä, mielipiteet poliittisista mieltymyksistä, oletukset terveydestä sellaista lukuun ottamatta, mikä on poissaolon ohjaukseen tarpeen, tai henkilöllisyyden osoittamisen kopiot, joita säilytetään pidempään kuin mitä varten ne on pyydetty. Kysymys ei ole joka kerta "voiko tämä sattua olemaan relevantti", vaan onko tieto todellakin tarpeellinen konkreettiselle, nimetylle tarkoitukselle työsuhteessa.

Se tarkoittaa myös sitä, että tiedosto kasvaa ja pienenee sen mukaisesti: mitä oli relevanttia hakuvaiheessa, voi olla tarpeeton palkkaamisen jälkeen, ja tiedot, jotka on kirjattu sairauden aikana, eivät kuulu tiedostoon ilman syytä sen jälkeen, kun henkilö palaa työhön. Kuinka kauan tietoja voidaan säilyttää tarkoituksen rauetessa, on kuvattu kohdassa henkilöstö- ja hakutietojen säilytysajat. Erityisille tiedoille, kuten terveystiedoille, pätee tiukempi raja kuin tavallisille henkilöstötiedoille, ja raja on kuvattu sivulla käsittelyn sallitut oikeusperusteet.

Mistä tämä johtuu: GDPR:n 5. ja 6. artikla

Se, että henkilöstötiedosto pysyy siinä, mikä on tarpeen, johtuu GDPR:n 5. artiklasta, jossa vahvistetaan tiedon minimoinnin ja säilytyksen rajoitusperiaatteet: tietoja ei säilytetä pidempään tai laajemmin kuin tarkoitus edellyttää. Se, voidaanko tietoa ylipäätään käsitellä, riippuu pätevästä oikeusperustasta, kuten GDPR:n 6. artiklassa mainitaan — useimmille henkilöstötiedoille oikeusperusta on työsopimusvelvoitteen täyttämisentarve. Nämä kaksi artiklaa määrittävät yhdessä tiedoston laajuuden: ilman oikeusperustaa ei käsittelyä, ilman tarkoitusta ei säilytystä. Autoriteit Persoonsgegevens antaa siitä tarkempaa ohjausta Hollannin käytäntöä varten, kun taas näiden normien ydin tulee suoraan asetuksesta ja on siksi sama kaikissa jäsenmaissa.