što sve mogu bilješkama u osobnoj datoteci zaposlenika

Što pripada i što ne pripada u osobnu datoteku zaposlenika

U osobnu datoteku zaposlenika pripada ono što je potrebno za izvršavanje radnog odnosa: podaci iz ugovora, funkcija, plaća, podaci o bolovanja i godišnjim odmora, evaluacije i korespondencija vezana uz zaposlenje. Što ne pripada, to su podaci koji nemaju dostizno svrhu: bilješke o privatnom životu neke osobe, mišljenja o političkim preferencijama, pretpostavke o zdravlju izvan onog što je potrebno za vođenje bolovanja, ili kopije dokumenta za identifikaciju koji se čuvaju duže nego što su traženi. Pitanje nije svaki put "može li se to slučajno kadšto pokazati relevantnim", već je li taj podatak doista potreban za konkretan, imenovan svrhu unutar radnog odnosa.

To znači i da datoteka raste i skuplja se: ono što je bilo relevantno pri zapošljavanju može biti suvišno nakon zaposlenja, a podaci registrirani tijekom razdoblja bolovanja ne trebali bi ostati u datoteci bez razloga nakon što osoba ponovno radi. Koliko dugo se podaci smiju čuvati nakon što je svrha ostvarena, opisano je kod rokova čuvanja podataka iz personalnih i zapošljavanjaVeća je zauzdanost primjenjiva na posebne podatke, kao što su zdravstveni podaci, nego na obične podatke iz osobne datoteke zaposlenika, a ta zauzdanost opisana je na stranici o temeljedima na kojima je obrada dopuštena.

Odakle ovo proizlazi: članak 5. i članak 6. GDPR

Činjenica da osobna datoteka zaposlenika ostane ograničena na ono što je potrebno proizlazi iz članka 5. GDPR-a, u kojem su utvrđena načela minimizacije podataka i ograničenja pohrane: podaci se ne čuvaju duže ili šire nego što svrha zahtijeva. Može li se uopće neki podatak obraditi, ovisi o valjani temelj kao što je naveden u članku 6. GDPR-a — za većinu podataka iz osobne datoteke zaposlenika to je potrebnost za izvršavanje ugovora o radu. Ova dva članka zajedno određuju opseg datoteke: bez temelja, bez obrade; bez svrhe, bez pohrane. Autoritet za zaštitu podataka daje dodatne smjernice za praksu u Nizozemskoj, dok se jezgra tih normi nalazi izravno u uredbi samoj i zato je ista u svakoj državi članici.