o que posso registar no dossiê pessoal de um funcionário

O que deve e o que não deve estar num dossiê de pessoal

Um dossiê de pessoal deve conter o que é necessário para executar a relação de trabalho: dados contratuais, função, salário, dados de ausência e férias, avaliações e correspondência sobre a relação laboral. O que não deve constar são dados que não servem um objetivo demonstrável: anotações sobre a vida privada de alguém, opiniões sobre preferências políticas, suposições sobre saúde fora do que é necessário para a gestão de ausências, ou cópias de documentos de identidade guardadas por mais tempo do que aquele para o qual foram solicitadas. A questão não é sempre "isto pode ser relevante por acaso", mas se o dado é realmente necessário para um objetivo concreto e identificável dentro da relação de trabalho.

Isto significa também que um dossiê cresce e diminui: o que era relevante na candidatura pode tornar-se desnecessário após a admissão, e dados registados durante um período de doença não devem permanecer no dossiê sem razão depois de a pessoa regressar ao trabalho. O período durante o qual os dados podem ser conservados após o objetivo ter expirado está descrito em os prazos de retenção de dados de pessoal e de candidatura. Para dados especiais, como dados de saúde, aplica-se um critério mais rigoroso do que para dados de pessoal comum, e esse critério é descrito na página sobre os fundamentos sobre os quais o tratamento é permitido.

Onde isto resulta: artigo 5º e artigo 6º do RGPD

O facto de um dossiê de pessoal se manter limitado ao que é necessário resulta do artigo 5º do RGPD, que estabelece os princípios de minimização de dados e limitação de armazenamento: os dados não são conservados por mais tempo ou em maior escala do que o objetivo exige. Se um dado pode ser tratado é dependente de uma base legal válida, como mencionada no artigo 6º do RGPD — para a maioria dos dados de pessoal, essa base é a necessidade para a execução do contrato de trabalho. Estes dois artigos em conjunto determinam o âmbito do dossiê: sem base legal, sem tratamento; sem objetivo, sem conservação. A Autoridade para a Proteção de Dados dá orientações adicionais sobre isto para a prática portuguesa, enquanto o cerne destas normas provém diretamente da regulação em si e é, portanto, igual em cada Estado-Membro.