co vše si mohu zapisovat do osobního spisu zaměstnance

Co patří a co nepatří do personálního spisu

V personálním spisu náleží vše, co je nezbytné pro výkon pracovního vztahu: údaje ze smlouvy, funkce, plat, údaje o absencích a dovolené, hodnocení a korespondence týkající se pracovního poměru. Co tam nepatří, jsou údaje, které neslouží žádnému zjistitelному účelu: poznámky o soukromém životě někoho, názory na politické preference, předpoklady o zdravotním stavu mimo to, co je nezbytné pro správu absencí, nebo kopie průkazu totožnosti, které se uchovávají déle, než je zapotřebí. Otázka není pokaždé "může být náhodou někdy relevantní", ale zda je daný údaj opravdu nezbytný pro konkrétní, pojmenovaný účel v rámci pracovního vztahu.

To znamená také, že se spis rozrůstá a zmenšuje: co bylo relevantní při přijetí do zaměstnání, může se po nástupu stát zbytečným, a údaje zaznamenané během nemocenské by neměly bez důvodu zůstat v spisu poté, co se člověk vrátí do práce. Jak dlouho se údaje mohou uchovávat poté, co účel zanikl, je popsáno v doby uchovávání údajů zaměstnanců a uchazečů o zaměstnání. Pro zvláštní kategorii údajů, jako jsou údaje o zdraví, platí přísnější kritéria než pro běžné údaje zaměstnanců, a tato kritéria jsou popsána na stránce o právní základy, na jejichž základě je zpracování povoleno.

Odkud to vyplývá: článek 5 a článek 6 GDPR

Že se personální spis omezuje na to, co je nezbytné, vyplývá z článku 5 GDPR, v němž jsou zakotveny zásady minimalizace údajů a omezení doby skladování: údaje se neuchovávají déle nebo v rozsáhlejší formě, než je vyžadováno účelem. Zda se určitý údaj vůbec může zpracovávat, závisí na platném právním základu uvedeném v článku 6 GDPR — u většiny personálních údajů jde o nezbytnost pro plnění pracovní smlouvy. Tyto dva články společně určují rozsah spisu: bez právního základu žádné zpracování; bez dalšího účelu žádné další uchovávání. Český úřad pro ochranu osobních údajů poskytuje další pokyny pro českou praxi, zatímco jádro těchto norem pochází přímo z nařízení samotného a je tedy v každém členském státě stejné.