ką galiu visiškai įrašyti į darbuotojo personalinę bylą

Kas priklauso ir kas nepriklauso darbuotojo personaliniame byloje

Darbuotojo personalinėje byloje turėtų būti tai, kas reikalinga darbo santykiams vykdyti: sutarties duomenys, pareigos, atlyginimas, neatvykimo ir atostogų duomenys, vertinimai ir korespondencija dėl darbo. Ko joje neturėtų būti, tai duomenys, kurie neturi akivaizdaus tikslo: pastabos apie asmeninį gyvenimą, nuomonės apie politines pageidavimas, prielaidos dėl sveikatos, išskyrus tai, kas reikalinga nedarbingumo valdymui, arba tapatybės dokumento kopijos, saugomos ilgiau, nei jos buvo prašytos. Klausimas yra ne "ar tai gali nors kada nors būti aktualus", o tai, ar duomenys iš tiesų reikalingi konkrečiam, apibrėžtam tikslui darbo santykio ribose.

Tai taip pat reiškia, kad byla auga ir mažėja: tai, kas buvo aktualu kandidatavimo metu, gali būti nereikalinga įdarbinimo metu, o duomenys, užrašyti ligos laikotarpio metu, neturėtų likti byloje be priežasties, kai žmogus grįžta dirbti. Tai, kaip ilgai duomenys gali būti saugomi po to, kai tikslas pasibaigė, aprašyta skyriuje darbuotojo ir kandidato duomenų saugojimo terminai. Specialūs duomenys, pavyzdžiui, sveikatos duomenys, turi griežtesnį standartą nei įprasti darbuotojo duomenys, ir tas standartą aprašytas puslapyje pagrindai, kuriais leidžiama duomenis apdoroti.

Iš kur tai kyla: BDAR 5 ir 6 straipsniai

Tai, kad darbuotojo byla lieka ribota tuo, kas reikalinga, kyla iš BDAR 5 straipsnio, kuriame nustatyti duomenų minimalinimo ir saugojimo ribojimo principai: duomenys nėra saugomi ilgiau ar plačiau, nei to reikalauja tikslas. Tai, ar iš viso duomenys gali būti apdoroti, priklauso nuo galiojančio pagrindo, nurodyto BDAR 6 straipsnyje — daugumoje darbuotojo duomenų atvejų tai yra darbo sutarties vykdymo būtinybė. Šie du straipsniai kartu nustato bylos apimtį: jei nėra pagrindo, nėra apdorojimo; jei nėra tikslo, nėra saugojimo. Valstybinė duomenų apsaugos tarnyba teikia tolesnius nurodymus lietuvių praktikai, tačiau šių normų esmė tiesiogiai iš pačios reglamentacijos ir todėl vienoda visose valstybėse narėse.