čo všetko si môžem zaznamenať do osobného spisu zamestnanca

Čo patrí a čo nepatrí do zamestnávateľského spisu

Do zamestnávateľského spisu patrí to, čo je potrebné na vykonávanie pracovného vzťahu: údaje o zmluve, funkcia, plat, údaje o neprítomnosti a dovolenke, hodnotenia a korešpondencia týkajúca sa pracovného pomeru. Čo tam nepatrí, sú údaje, ktoré nemajú žiaden zjavný účel: poznámky o osobnom živote jednotlivca, názory na politické preferencie, predpoklady o zdravotnom stave mimo toho, čo je potrebné pre riadenie absencie, alebo kópie dokladu totožnosti, ktoré sa uchovávajú dlhšie, ako bolo potrebné. Otázka nie je vždy "môže byť to náhodou relevantné", ale či je daný údaj skutočne potrebný na konkrétny, vymedziteľný účel v rámci pracovného vzťahu.

To znamená aj to, že spis rastie a klesá spolu s tým: čo bolo relevantné pri nábore, môže byť po nástupe do práce zbytočné, a údaje zaznamenané počas choroby by bez dôvodu nemali zostať v spise, keď osoba opäť pracuje. Ako dlho sa môžu údaje uchovávať po tom, čo účel zanikol, je popísané v časti lehoty na uchovávanie personálnych a prihlasovacích údajov. Pre osobitné údaje, ako sú údaje o zdravotnom stave, platí prísnejšia norma ako pre bežné personálne údaje, a táto norma je popísaná na stránke o základy, na ktorých je spracovanie dovolené.

Kde to vyplýva: článok 5 a článok 6 GDPR

To, že personálny spis zostane limitovaný na to, čo je potrebné, vyplýva z článku 5 GDPR, v ktorom sú zakotvené zásady minimalizácie údajov a obmedzenia doby uchovania: údaje sa neuchovávania dlhšie ani v širšom rozsahu, ako to vyžaduje účel. To, či sa daný údaj vôbec môže spracovávať, závisí od platného právneho základu uvedeného v článku 6 GDPR — pre väčšinu personálnych údajov je to potreba na vykonávanie pracovnej zmluvy. Tieto dva články spolu určujú rozsah spisu: bez právneho základu žiadne spracovanie; bez ďalšieho účelu žiadne uchovávanie. Autorita na ochranu osobných údajov poskytuje ďalšie orientačné pokyny pre českú prax, zatiaľ čo jadro týchto noriem pochádza priamo z nariadenia samotného a je teda v každom členskom štáte rovnaké.