ce pot înregistra în dosarul de personal al unui angajat

Ce care aparține și ce nu aparține într-un dosar de personal

Într-un dosar de personal aparține ceea ce este necesar pentru a putea desfășura relația de muncă: date din contract, funcție, salariu, date privind absenteismul și concediile, evaluări și corespondență referitoare la relația de angajare. Ceea ce nu aparține sunt date care nu servesc niciun scop identificabil: notații despre viața privată a cuiva, opinii privind preferințele politice, presupuneri despre sănătate în afara ceea ce este necesar pentru conducerea absenteismului, sau copii ale unui document de identitate păstrate mai mult decât pentru care au fost solicitate. Întrebarea nu este niciodată "se poate întâmpla să fie relevant?" ci dacă data este într-adevăr necesară pentru un scop concret și denumibil în cadrul relației de muncă.

Aceasta înseamnă, de asemenea, că un dosar crește și se micșorează odată cu evolution: ceea ce era relevant la solicitare poate deveni inutil după angajare, iar datele înregistrate în perioada unei boli nu ar trebui să rămână în dosar fără motiv după ce persoana revine la muncă. Cât timp pot fi păstrate datele după ce scopul a expirat, este descris la termenele de păstrare pentru datele de personal și solicitare. Pentru date speciale, cum ar fi datele de sănătate, se aplică un standard mai strict decât pentru datele obișnuite de personal, iar acel standard este descris pe pagina despre bazele pe care procesarea este permisă.

De unde decurge aceasta: articolul 5 și articolul 6 RGPD

Faptul că un dosar de personal rămâne limitat la ceea ce este necesar decurge din articolul 5 al RGPD, în care sunt stabilite principiile minimizării datelor și limitării stocării: datele nu sunt păstrate mai mult sau mai larg decât necesită scopul. Dacă o dată este procesată deloc depinde de o bază legală validă, cum ar fi cea menționată în articolul 6 al RGPD — pentru majoritatea datelor de personal, aceasta este necesitatea pentru executarea contractului de muncă. Aceste două articole împreună determină amploarea dosarului: nicio bază legală, atunci nicio procesare; niciun scop mai mult, atunci nicio stocare mai mult. Autoritatea pentru Protecția Datelor oferă clarificări suplimentare pentru practica neerlandeză, în timp ce nucleul acestor norme provine direct din regulament și, prin urmare, este același în fiecare stat membru.