Hoe lang mag ik sollicitatie- en personeelsgegevens bewaren?

Bewaartermijn volgt uit het doel, niet uit een vaste lijst

Hoe lang sollicitatie- of personeelsgegevens bewaard mogen blijven, hangt af van het doel waarvoor ze zijn verzameld — er bestaat geen enkele vaste termijn die voor elke situatie hetzelfde is. Voor sollicitatiegegevens is dat doel de sollicitatieprocedure zelf: zodra die is afgerond, met een aanstelling of met een afwijzing, vervalt de reden om de gegevens van die kandidaat nog te bewaren. Bewaren blijft dan alleen mogelijk zolang er een ander, concreet doel voor is, bijvoorbeeld omdat de kandidaat zelf heeft aangegeven op de kandidatenlijst te willen blijven staan voor een volgende vacature.

Voor personeelsgegevens ligt dat anders, omdat het doel — de arbeidsrelatie — voortduurt zolang het dienstverband loopt. Gegevens die nodig zijn om die relatie uit te voeren, mogen dus bewaard blijven zolang de relatie bestaat. Na afloop van het dienstverband vervalt dat doel voor een deel van de gegevens, maar niet voor alles: andere wetgeving buiten de AVG kan een eigen bewaarplicht opleggen aan bepaalde onderdelen van het personeelsdossier, los van wat de AVG zelf voorschrijft. Welke gegevens dat precies zijn en hoelang die plicht loopt, staat niet in de AVG maar in die andere regelgeving.

Dit volgt uit het beginsel van opslagbeperking

Deze lijn komt uit artikel 5 van de AVG, waar het beginsel van opslagbeperking is vastgelegd: persoonsgegevens mogen niet langer bewaard worden dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld. Dat beginsel geldt rechtstreeks en gelijk in elke lidstaat, omdat de AVG een verordening is. Wat verschilt is wie erop toeziet: in Nederland is dat de Autoriteit Persoonsgegevens, zoals ook volgt uit de Uitvoeringswet Algemene verordening gegevensbescherming, terwijl in Duitsland de toezichthouder van de deelstaat waar de vestiging staat bevoegd is.