Hoe lang mag ik sollicitatie- en personeelsgegevens bewaren?

Sollicitatiegegevens vier weken, personeelsdossier na dienstverband korter

In de meeste gevallen geldt dat gegevens van een afgewezen sollicitant tot vier weken na het einde van de sollicitatieprocedure bewaard mogen worden, zonder dat daar toestemming voor nodig is. Geeft de sollicitant uitdrukkelijk toestemming om langer in beeld te blijven, bijvoorbeeld voor een volgende vacature, dan kan die termijn oplopen tot een jaar. Na afloop van die periode is er in de regel geen doel meer dat het bewaren rechtvaardigt, en dat is precies waar de AVG op stuurt: gegevens mogen niet langer bewaard worden dan nodig is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld.

Voor personeelsgegevens ligt dat anders zolang het dienstverband loopt: dan is bewaren nodig voor de uitvoering van de arbeidsovereenkomst en voor verplichtingen die daaruit voortvloeien. Na uitdiensttreding geldt voor het algemene deel van het personeelsdossier als richtlijn een bewaartermijn van twee jaar. Sommige onderdelen van personeelsgegevens vallen onder een aparte wettelijke bewaarplicht buiten de AVG, bijvoorbeeld uit het fiscale of arbeidsrecht; die verplichting kan een langere termijn meebrengen dan de AVG op zichzelf zou voorschrijven, en gaat dan voor.

Grond: opslagbeperking in artikel 5 van de AVG

De basis voor dit alles is het beginsel van opslagbeperking, vastgelegd in artikel 5, eerste lid, onder e, van de AVG: persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt. De AVG zelf noemt geen concrete termijnen voor sollicitatie- of personeelsgegevens; de vier weken, het jaar bij toestemming en de twee jaar na uitdiensttreding zijn indicatieve termijnen die de Autoriteit Persoonsgegevens hanteert als invulling van dat beginsel voor de praktijk. Waar een afzonderlijke wet een eigen bewaarplicht oplegt, staat die naast de AVG en bepaalt die de langere termijn.