Πόσο καιρό μπορώ να διατηρώ τα δεδομένα υποψηφίων και προσωπικού;

Περίοδος διατήρησης προκύπτει από τον σκοπό, όχι από έναν σταθερό κατάλογο

Το πόσο καιρό τα δεδομένα αίτησης ή προσωπικού μπορούν να διατηρηθούν εξαρτάται από τον σκοπό για τον οποίο συλλέχθηκαν — δεν υπάρχει καμιά σταθερή προθεσμία που να ισχύει για κάθε κατάσταση. Για τα δεδομένα αίτησης, αυτός ο σκοπός είναι η ίδια η διαδικασία αίτησης: μόλις ολοκληρωθεί, είτε με μια πρόσληψη είτε με μια απόρριψη, ο λόγος για τον οποίο διατηρούνται τα δεδομένα του συγκεκριμένου υποψηφίου παύει να ισχύει. Η διατήρηση παραμένει δυνατή μόνο εφόσον υπάρχει άλλος, συγκεκριμένος σκοπός γι' αυτήν, για παράδειγμα επειδή ο ίδιος ο υποψήφιος έχει δηλώσει ότι επιθυμεί να παραμείνει στον κατάλογο υποψηφίων για μια επόμενη κενή θέση.

Για τα δεδομένα προσωπικού, η κατάσταση είναι διαφορετική, επειδή ο σκοπός — η εργασιακή σχέση — συνεχίζει να υπάρχει όσο διαρκεί η απασχόληση. Τα δεδομένα που είναι απαραίτητα για την εκτέλεση της σχέσης αυτής, μπορούν λοιπόν να διατηρηθούν όσο διαρκεί η σχέση. Μετά την ολοκλήρωση της απασχόλησης, αυτός ο σκοπός παύει να ισχύει για ένα μέρος των δεδομένων, αλλά όχι για όλα: άλλη νομοθεσία εκτός του GDPR μπορεί να επιβάλει δικής της υποχρέωση διατήρησης σε ορισμένα τμήματα του αρχείου προσωπικού, ανεξάρτητα από αυτό που προβλέπει το ίδιο το GDPR. Ποια δεδομένα ακριβώς είναι αυτά και πόσο διαρκεί αυτή η υποχρέωση, δεν περιγράφεται στο GDPR αλλά σε εκείνη την άλλη νομοθεσία.

Αυτό προκύπτει από την αρχή της περιορισμού της αποθήκευσης

Αυτή η κατεύθυνση προέρχεται από το άρθρο 5 του GDPR, όπου καθορίζεται η αρχή της περιορισμού της αποθήκευσης: τα προσωπικά δεδομένα δεν μπορούν να διατηρηθούν για περισσότερο χρόνο από ό,τι είναι αναγκαίο για τους σκοπούς για τους οποίους συλλέχθηκαν. Αυτή η αρχή ισχύει άμεσα και εξ ίσου σε κάθε κράτος μέλος, επειδή το GDPR είναι ένας κανονισμός. Αυτό που διαφέρει είναι ποιος επιβλέπει: στην Ολλανδία, αυτή είναι η Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσώπων, όπως προκύπτει επίσης από τον Νόμο Εφαρμογής της Γενικής Ρύθμισης για την Προστασία των Δεδομένων, ενώ στη Γερμανία, η αρχή εποπτείας του κρατιδίου όπου βρίσκεται η εγκατάστασή του είναι αρμόδια.