Kako dolgo smem hranjati podatke v zvezi s prijavo in kadrom?

Rok hrambe podatkov izhaja iz namena, ne iz fiksnega seznama

Kako dolgo je dovoljeno hraniti podatke o prijavi ali podatke zaposlenih, je odvisno od namena, za katerega so bili zbrani — ne obstaja nobena fiksna rokovnika, ki bi bila enaka v vsaki situaciji. Za podatke o prijavi je ta namen sama postopek prijave: čim je ta zaključen, bodisi z zaposlitvijo bodisi z zavrnitvijo, preneha razlog za hrambo podatkov tega kandidata. Hramba je nato mogoča samo, dokler obstaja drug, konkreten namen zanjo, na primer zato, ker je sam kandidat navedel, da želi ostati na seznamu kandidatov za naslednje prosto delovno mesto.

Pri podatkih zaposlenih je drugače, ker je namen — delovno razmerje — trajen, dokler traja delovna razmerja. Podatki, ki so potrebni za izvajanje tega razmerja, smejo biti hranjeni toliko časa, kolikor obstaja razmerje. Po zaključku delovnega razmerja ta namen odpade za del podatkov, vendar ne za vse: druga zakonodaja zunaj GDPR lahko nalaga lastno obveznost hrambe določenim delom osebnega kartona, neodvisno od tega, kaj GDPR sam predpisuje. Katere podatke to natančno so in kako dolgo ta obveznost traja, ni v GDPR, ampak v tisti drugi zakonodaji.

To izhaja iz načela omejitve hrambe

Ta smernica izhaja iz člena 5 GDPR, kjer je vzpostavljeno načelo omejitve hrambe: osebni podatki ne smejo biti hranjeni dlje, kot je potrebno za namene, za katere so bili zbrani. To načelo velja neposredno in enako v vsaki članici, ker je GDPR uredba. Kar se razlikuje, je, kdo je odgovoren za nadzor: na Nizozemskem je to Autoriteit Persoonsgegevens, kot sledi tudi iz Implementacijskega zakona Splošne uredbe o varstvu podatkov, medtem ko je v Nemčiji pristojni nadzorni organ dežele, kjer se nahaja pisarna.