Wie lange darf ich Bewerbungs- und Personalakten aufbewahren?

Aufbewahrungsdauer ergibt sich aus dem Zweck, nicht aus einer festen Liste

Wie lange Bewerbungs- oder Personalverwaltungsdaten aufbewahrt werden dürfen, hängt vom Zweck ab, für den sie erhoben wurden — es gibt keine feste Frist, die in jeder Situation gleich ist. Bei Bewerbungsdaten ist dieser Zweck das Bewerbungsverfahren selbst: Sobald dieses abgeschlossen ist, entweder durch eine Einstellung oder eine Absage, entfällt der Grund, die Daten dieses Kandidaten noch aufzubewahren. Eine Aufbewahrung ist dann nur noch möglich, solange ein anderer, konkreter Zweck dafür besteht, zum Beispiel weil der Kandidat selbst angegeben hat, dass er auf der Kandidatenliste für eine nächste Stelle stehen bleiben möchte.

Bei Personalverwaltungsdaten ist das anders, da der Zweck — das Arbeitsverhältnis — so lange andauert, wie das Beschäftigungsverhältnis läuft. Daten, die zur Ausführung dieses Verhältnisses erforderlich sind, dürfen also so lange aufbewahrt werden, wie das Verhältnis besteht. Nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses entfällt dieser Zweck für einen Teil der Daten, aber nicht für alles: Andere Rechtsnormen außerhalb der DSGVO können eine eigene Aufbewahrungspflicht für bestimmte Teile der Personalakte vorschreiben, unabhängig von dem, was die DSGVO selbst vorschreibt. Welche Daten das genau sind und wie lange diese Pflicht läuft, steht nicht in der DSGVO, sondern in dieser anderen Regelung.

Dies ergibt sich aus dem Grundsatz der Speicherbegrenzung

Diese Linie stammt aus Artikel 5 der DSGVO, in dem der Grundsatz der Speicherbegrenzung festgelegt ist: Personenbezogene Daten dürfen nicht länger aufbewahrt werden als erforderlich für die Zwecke, für die sie erhoben wurden. Dieser Grundsatz gilt unmittelbar und gleich in jedem Mitgliedstaat, da die DSGVO eine Verordnung ist. Was unterschiedlich ist, sind die Kontrolle: In den Niederlanden ist dies die Autoriteit Persoonsgegevens, wie auch aus dem Uitvoeringswet Algemene verordening gegevensbescherming folgt, während in Deutschland die Aufsichtsbehörde des Bundeslandes, in dem sich der Sitz befindet, zuständig ist.