Kako dugo smjem čuvati podatke o kandidatima i zaposlenicima?

Rok čuvanja slijedi iz svrhe, ne iz fiksnog popisa

Koliko dugo podaci o prijavi na posao ili podaci o zaposlenicima smiju biti čuvani ovisi o svrsi za koju su prikupljeni — ne postoji nikakav fiksni rok koji bi bio isti za svaku situaciju. Za podatke o prijavi na posao ta je svrha sama procedura prijave: čim je procedura završena, bilo primitkom ili odbijanjem, prestaje razlog za čuvanje podataka tog kandidata. Čuvanje je tada moguće samo dok postoji druga, konkretna svrha za to, na primjer jer je kandidat sam naveo da želi biti na listi kandidata za sljedeću poziciju.

Za podatke o zaposlenicima situacija je drugačija, jer je svrha — radni odnos — u tijeku dok traje zaposlenje. Podaci koji su potrebni za obavljanje tog odnosa mogu se čuvati sve dok odnos postoji. Nakon završetka zaposlenja ta svrha prestaje za dio podataka, ali ne za sve: druga zakonodavstva izvan OPZD-a mogu nametnuti vlastitu obvezu čuvanja određenih dijelova zaposleničkog dosijea, neovisno o onome što propisuje sama OPZD. Koji su to podaci točno i koliko dugo traje ta obaveza nisu navedeni u OPZD-u nego u tom drugom propisu.

To slijedi iz načela ograničenja čuvanja

Ovaj pristup proizlazi iz članka 5. OPZD-a, gdje je upisano načelo ograničenja čuvanja: osobni podaci ne smiju biti čuvani duže nego što je potrebno za svrhe za koje su prikupljeni. To načelo vrijedi izravno i na jednak način u svakoj državi članici, jer je OPZD uredba. Što se razlikuje jest tko nadzire: u Nizozemskoj to čini Autoritet za zaštitu podataka, kao što proizlazi i iz Zakona o provedbi Opće uredbe o zaštiti podataka, dok je u Njemačkoj nadleža nadzornog tijela zemlje u kojoj se nalazi sjedište.