Kuinka kauan saan säilyttää hakija- ja henkilöstötietoja?

Säilytysaika määräytyy tarkoituksesta, ei kiinteästä luettelosta

Hakemukseen tai henkilöstötietoihin liittyvien tietojen säilytysaika riippuu siitä tarkoituksesta, jota varten ne on kerätty — ei ole olemassa kiinteää määräaikaa, joka pätisi jokaisessa tilanteessa samalla tavalla. Hakemukseen liittyvien tietojen osalta tarkoitus on hakuprosessi itse: kun se on päättynyt joko palkkaamisen tai hylkäämisen kautta, peruste kyseisen hakijan tietojen säilyttämiselle poistuu. Säilyttäminen jää sallituksi vain niin kauan kuin sille on olemassa toinen, konkreettinen tarkoitus, esimerkiksi jos hakija itse on ilmaissut halunsa jäädä ehdokasluetteloon seuraavaa avoimesta paikasta varten.

Henkilöstötietojen osalta tilanne on erilainen, koska tarkoitus — työsuhteet — jatkuu niin kauan kuin työsuhde kestää. Tiedot, joita tarvitaan suhteen hoitamiseen, voidaan siis säilyttää niin kauan kuin suhde on voimassa. Työsuhteen päätyttyä tämä tarkoitus lakkaa osalta tiedoista, mutta ei kaikilta: muu GDPR:n ulkopuolella oleva lainsäädäntö voi asettaa oman säilytysvelvollisuuden henkilöstörekisterin tietyille osille, riippumatta siitä, mitä GDPR itse määrää. Mitkä tiedot ne tarkalleen ovat ja kuinka kauan velvoite kestää, ei löydy GDPR:stä vaan siitä muusta sääntelystä.

Tämä johtuu säilytysrajoituksen periaatteesta

Tämä linja tulee GDPR:n artiklan 5 mukaisesti, jossa säilytysrajoituksen periaate on määritelty: henkilötietoja ei saa säilyttää pidempään kuin on välttämätöntä niille tarkoituksille, joita varten ne on kerätty. Tämä periaate pätee suoraan ja tasapuolisesti jokaisessa jäsenvaltiossa, koska GDPR on asetus. Se, mikä vaihtelee, on valvontavastuu: Alankomaissa se on Persoonsgegevens- en organisatieautoriteit, kuten myös Yleisen tietosuoja-asetuksen täytäntöönpanotusta johtuvasta laista käy ilmi, kun taas Saksassa kunkin liittovaltion osavaltio, jossa toimipaikka sijaitsee, on toimivaltainen valvontaviranomainen.