Jak długo mogę przechowywać dane dotyczące kandydatów i pracowników?

Okres przechowywania wynika z celu, a nie z ustalonej listy

Okres, w którym dane dotyczące kandydatów lub pracowników mogą być przechowywane, zależy od celu, w którym zostały zebrane — nie istnieje żaden ustalony termin, który byłby taki sam w każdej sytuacji. W przypadku danych kandydatów celem jest sama procedura rekrutacyjna: gdy tylko zostanie zakończona, poprzez zatrudnienie lub odrzucenie, znika powód do przechowywania danych tego kandydata. Przechowywanie pozostaje możliwe jedynie tak długo, jak istnieje inny, konkretny cel, na przykład dlatego, że sam kandydat wskazał, że chce pozostać na liście kandydatów do następnego naboru.

W przypadku danych pracowniczych jest inaczej, ponieważ cel — związek pracowniczy — trwa tak długo, jak trwa zatrudnienie. Dane potrzebne do wykonywania tego stosunku mogą być przechowywane tak długo, jak ten stosunek istnieje. Po zakończeniu zatrudnienia cel ten przestaje obowiązywać dla części danych, ale nie dla wszystkich: inne przepisy poza RODO mogą nakładać własny obowiązek przechowywania na określone części akt pracowniczych, niezależnie od tego, co przepisuje samo RODO. Dokładne informacje o tym, które dane to są i jak długo trwa ten obowiązek, nie znajdują się w RODO, ale w innych przepisach.

Wynika to z zasady ograniczenia przechowywania

Linia ta pochodzi z artykułu 5 RODO, w którym ustanowiona jest zasada ograniczenia przechowywania: dane osobowe nie mogą być przechowywane dłużej niż jest to konieczne w celach, w których zostały zebrane. Zasada ta obowiązuje bezpośrednio i w ten sam sposób w każdym państwie członkowskim, ponieważ RODO jest rozporządzeniem. To, co się różni, to kto nad tym nadzoruje: w Holandii jest to Urząd Ochrony Danych Osobowych, jak wynika również z ustawy wdrażającej Ogólne rozporządzenie o ochronie danych, podczas gdy w Niemczech uprawniony jest organ nadzoru stanu, w którym znajduje się siedziba.