Jak dlouho mohu uchovávat údaje o uchazečích a zaměstnancích?

Doba uchovávání vychází z účelu, nikoli z pevného seznamu

Jak dlouho mohou být uchovávány údaje o žadatelích nebo zaměstnancích, závisí na účelu, pro který byly shromážděny — neexistuje žádná pevná lhůta, která by byla stejná pro každou situaci. U údajů o žadatelích je tímto účelem samotný процес výběru: jakmile je uzavřen, ať už přijetím nebo odmítnutím, zaniká důvod pro uchovávání údajů daného kandidáta. Uchovávání je nadále možné pouze tehdy, pokud pro něj existuje jiný konkrétní účel, například proto, že se samotný kandidát přihlásil na seznam kandidátů pro příští volnou pozici.

U údajů o zaměstnancích je to jinak, protože účel — pracovní vztah — trvá, dokud trvá pracovní poměr. Údaje nezbytné pro provádění tohoto vztahu mohou být tedy uchovávány, dokud vztah trvá. Po skončení pracovního poměru tento účel zaniká pro část údajů, ale ne pro všechny: jiné právní předpisy mimo GDPR mohou ukládat vlastní povinnost uchovávání určitých součástí personálního spisu, nezávisle na tom, co předepisuje samotný GDPR. Které údaje to přesně jsou a jak dlouho tato povinnost trvá, není v GDPR obsaženo, ale v těchto dalších právních předpisech.

Vyplývá to z principu omezení uchovávání

Tato linie vychází z článku 5 GDPR, kde je zakotven princip omezení uchovávání: osobní údaje nesmějí být uchovávány déle, než je nezbytně nutné pro účely, pro které byly shromážděny. Tento princip se uplatňuje přímo a stejně v každém členském státě, protože GDPR je nařízení. Co se liší, je kdo jej kontroluje: v Nizozemsku je to Úřad pro ochranu osobních údajů, jak vyplývá také ze zákona o provádění obecného nařízení o ochraně osobních údajů, zatímco v Německu je příslušný dozorový orgán členské země, kde se podnik nachází.