Kiek laiko galiu saugoti prašymų ir personalo duomenis?

Saugojimo terminas išplaukia iš tikslo, ne iš fiksuoto sąrašo

Tai, kaip ilgai saugoti kandidatūros arba personalinių duomenų, priklauso nuo tikslo, dėl kurio jie buvo surinkti — neegzistuoja joks fiksuotas terminas, tinkantis kiekvienai situacijai. Kandidatūros duomenų atveju tas tikslas yra pati kandidatūros procedūra: kai tik ji baigiama, priimant ar atmetant kandidatą, prarandama priežastis saugoti to kandidato duomenis. Saugoti duomenis toliau galima tik tol, kol yra kitas, konkretus tikslas, pavyzdžiui, jei pats kandidatas nurodė, kad nori likti kandidatų sąraše artimesnei vakansijai.

Personalinių duomenų atveju yra kitaip, nes tikslas — darbo santykis — tęsiasi, kol trunka darbo sutartis. Duomenis, kurie yra būtini tam santykiui įgyvendinti, galima saugoti tol, kol tas santykis egzistuoja. Pasibaigus darbo sutarčiai, tas tikslas nustojas galioti daliai duomenų, bet ne visiems: kitas teisės aktai, nesusiję su BDAR, gali nustatyti savo saugojimo pareigą tam tikriems personalinio bylos dalims, neatsižvelgiant į tai, ką nustato pats BDAR. Kurie konkretūs duomenys tai yra ir kaip ilgai ta pareiga trunka, nurodyta ne BDAR, o tame kitame teisės akte.

Tai išplaukia iš saugojimo apribojimo principo

Šis principas išplaukia iš BDAR 5 straipsnio, kuriame nustatytas saugojimo apribojimo principas: asmeniniai duomenys negali būti saugomi ilgiau nei būtina tais tikslais, dėl kurių jie buvo surinkti. Tas principas galioja tiesiogiai ir vienodai visose valstybėse narėse, nes BDAR yra reglamentas. Tai, kas skiriasi, yra tas, kas tai kontroliuoja: Nyderlanduose tai yra Duomenų apsaugos institucija, kaip nurodyta Bendrojo duomenų apsaugos reglamento įgyvendinimo įstatyme, o Vokietijoje to atžvilgio turėtas valstybę dalį kurioje yra įstaiga.