Cât timp pot păstra date despre candidați și angajați?

Perioada de retenție decurge din scopul urmărit, nu din lista fixă

Perioada în care datele despre candidați sau personalul angajat pot fi păstrate depinde de scopul pentru care au fost colectate — nu există nici o perioadă fixă care să fie aceeași pentru fiecare situație. Pentru datele despre candidați, acel scop este procedura de selecție în sine: de îndată ce aceasta se încheie, printr-o angajare sau o respingere, motivul pentru a păstra datele candidatului respectiv dispare. Păstrarea datelor rămâne posibilă doar atâta timp cât există un alt scop concret pentru aceasta, de exemplu dacă candidatul a indicat el însuși că dorește să rămână pe lista de candidați pentru o vacanță viitoare.

Pentru datele personalului, situația este diferită, deoarece scopul — relația de muncă — continuă atâta timp cât raportul de angajare există. Datele necesare pentru executarea acelei relații pot fi păstrate atâta timp cât relația există. După încheierea raportului de angajare, acel scop dispare pentru o parte din date, dar nu pentru toate: alte reglementări în afara GDPR pot impune o obligație proprie de retenție pentru anumite părți din dosarul de personal, independent de ceea ce prescrie GDPR-ul în sine. Exact ce date sunt acelea și cât timp se extinde acea obligație nu se află în GDPR, ci în acea altă reglementare.

Aceasta decurge din principiul limitării stocării

Această orientare provine din articolul 5 al GDPR, unde este stabilit principiul limitării stocării: datele cu caracter personal nu pot fi păstrate mai mult decât este necesar pentru scopurile pentru care au fost colectate. Acel principiu se aplică direct și în mod egal în fiecare stat membru, deoarece GDPR este o reglementare. Ceea ce diferă este cine supravegheaza: în Olanda, acesta este Autoritatea pentru Protecția Datelor (Autoriteit Persoonsgegevens), cum reiese și din Legea de punere în aplicare a Regulamentului general privind protecția datelor (Uitvoeringswet Algemene verordening gegevensbescherming), în timp ce în Germania, autoritatea de supraveghere a statului federal în care se află sediul este competentă.