Ako dlho môžem uchovávať údaje o žiadateľoch a zamestnancoch?

Lehota na uchovávanie vychádza z účelu, nie zo stanovného zoznamu

Ako dlho možno uchovávať údaje o uchádzačoch alebo údaje o zamestnancoch, závisí od účelu, na ktorý boli zbierané — neexistuje žiadna pevná lehota, ktorá by bola rovnaká pre každú situáciu. Pri údajoch o uchádzačoch je týmto účelom samotný proces výberu: akonáhle je tento proces ukončený, či už prijatím alebo odmietnutím, prestane existovať dôvod na uchovávanie údajov daného uchádzača. Uchovávanie ostáva možné iba dovtedy, pokiaľ existuje iný, konkrétny účel, napríklad ak sa uchádzač sám rozhodol ostať na zozname kandidátov na budúcu voľnú pozíciu.

Pri údajoch o zamestnancoch je situácia iná, pretože účel — pracovný vzťah — trvá pokiaľ trvá pracovný pomer. Údaje, ktoré sú potrebné na vykonávanie tohto vzťahu, možno teda uchovávať pokiaľ vzťah trvá. Po ukončení pracovného pomeru tento účel zanikne pre časť údajov, ale nie pre všetky: iné právne predpisy mimo GDPR môžu uložiť vlastnú povinnosť uchovávať určité časti személného spisu, nezávisle od toho, čo predpisuje samotný GDPR. Ktoré údaje to presne sú a ako dlho táto povinnosť trvá, nie je uvedené v GDPR, ale v týchto iných právnych predpisoch.

Toto vychádza z princípu obmedzenia uchovávania

Tento postup vychádza z článku 5 GDPR, kde je zakotvený princíp obmedzenia uchovávania: osobné údaje nesmú byť uchovávané dlhšie, ako je nevyhnutné na účely, na ktoré boli zbierané. Tento princíp sa uplatňuje priamo a rovnako v každom členskom štáte, pretože GDPR je nariadenie. To, čo sa líši, je kto doň dohliada: na Slovensku je to Úrad na ochranu osobných údajov, kým v Nemecku je poverením dôležitý orgán na ochranu osobných údajov príslušného spolkovej krajiny, kde sa nachádza prevádzkovateľ.