¿Cuánto tiempo puedo conservar datos de candidatos y personal?

El plazo de conservación se deriva del propósito, no de una lista fija

La duración durante la cual pueden conservarse datos de solicitud o datos de personal depende del propósito para el cual se recopilaron — no existe ningún plazo fijo que sea el mismo para todas las situaciones. Para los datos de solicitud, ese propósito es el procedimiento de selección en sí: una vez que se haya completado, ya sea con una contratación o con un rechazo, desaparece la razón para conservar los datos de ese candidato. La conservación solo sigue siendo posible mientras exista otro propósito concreto para ello, por ejemplo, porque el candidato ha indicado que desea permanecer en la lista de candidatos para una próxima vacante.

Para los datos de personal, la situación es diferente, porque el propósito — la relación laboral — continúa mientras dure el empleo. Los datos necesarios para ejecutar esa relación pueden conservarse, por lo tanto, mientras la relación exista. Una vez finalizada la relación laboral, ese propósito desaparece para parte de los datos, pero no para todo: otra legislación fuera del RGPD puede imponer su propia obligación de conservación a determinadas partes del expediente de personal, independientemente de lo que prescriba el RGPD en sí. Qué datos específicos son esos y cuánto tiempo dura esa obligación, no consta en el RGPD sino en esa otra normativa.

Esto se deriva del principio de limitación del almacenamiento

Esta línea proviene del artículo 5 del RGPD, donde se ha establecido el principio de limitación del almacenamiento: los datos personales no deben conservarse durante más tiempo del necesario para los fines para los que se recopilaron. Ese principio se aplica directamente y por igual en cada Estado miembro, porque el RGPD es una regulación. Lo que varía es quién supervisa su cumplimiento: en los Países Bajos, esa es la Autoridad de Protección de Datos, como también se desprende de la Ley de Ejecución del Reglamento General de Protección de Datos, mientras que en Alemania, la autoridad supervisora del Estado federado donde se ubica el establecimiento es la competente.