Hvor længe må jeg gemme job-ansøgnings- og personaldata?

Opbevaringperiode følger af formålet, ikke af en fast liste

Hvor længe ansøgnings- eller personaleoplysninger må opbevares, afhænger af det formål, de blev indsamlet til — der findes ingen fast periode, der er den samme i alle situationer. For ansøgningsoplysninger er formålet selve ansøgningsproceduren: når den er afsluttet, med en ansættelse eller en afvisning, bortfalder begrundelsen for at opbevare denne kandidats oplysninger. Opbevaring bliver derefter kun mulig, så længe der er et andet, konkret formål for det, for eksempel fordi kandidaten selv har angivet, at han/hun ønsker at være på kandidatlisten til en kommende ledighed.

For personaleoplysninger er det anderledes, fordi formålet — arbejdsforholdet — fortsætter, så længe ansættelsesforholdet løber. Oplysninger, der er nødvendige for at gennemføre dette forhold, må derfor opbevares, så længe forholdet eksisterer. Efter ansættelsesforholdets ophør bortfalder formålet for en del af oplysningerne, men ikke for alt: anden lovgivning uden for GDPR kan pålægge visse dele af personaledossieren en egen opbevaringspligt, uafhængig af hvad GDPR selv foreskriver. Hvilke oplysninger det præcist drejer sig om, og hvor længe denne pligt gælder, fremgår ikke af GDPR men af denne anden lovgivning.

Dette følger af princippet om begrænsning af opbevaringsperioden

Denne linje kommer fra artikel 5 i GDPR, hvor princippet om begrænsning af opbevaringsperioden er fastslået: personoplysninger må ikke opbevares længere end nødvendigt for de formål, de blev indsamlet til. Dette princip gælder direkte og ligeligt i hver medlemsstat, fordi GDPR er en forordning. Hvad der varierer, er hvem der fører tilsyn hermed: i Danmark er det Datatilsynet, som også følger af loven om implementering af den generelle forordning om databeskyttelse, mens tilsynsmyndigheden i hver tysk delstat er kompetent, hvor virksomheden er etableret.