Għal kemm nista' nħalfu d-dejta dwar is-soluzzjonanti u l-impiegati?

Il-perjodu ta' ħifz isegwi mill-għan, mhux minn lista fissa

Kemm jista' jinħifz id-data ta' applikazzjoni jew tal-persunal jiddependi mill-għan li għalih ġiet ikkollettata — m'hemm l-ebda perjodu fisso li hu ugwali għal kull sitwazzjoni. Għad-data tal-applikazzjoni dan l-għan hu l-proċedura tal-applikazzjoni nnifisha: hekk li kienet komplita, swa b'impjieg swa b'rifiut, ir-raġuni biex jinħifz id-data ta' dak il-kandidat tniħħi. Il-ħifz jibqa' possibbli biss sakemm hemm għan ieħor, konkret għaliex, pereżempju, il-kandidat innifsu qal li jrid jibqa' fuq il-lista tal-kandidati għall-vakanzi li jmiss.

Għad-data tal-persunal huwa differenti, għaliex l-għan — ir-relazzjoni ta' ħidma — jkompli sakemm il-kuntratt ta' ħidma jkun qed jiddur. Id-data meħtieġa biex inwettaq din ir-relazzjoni jistgħu jinħifzu sakemm ir-relazzjoni teżisti. Wara li tispiċċa l-impjieg, dan l-għan jitniħħa għal parti mid-data, imma mhux għal kollha: leġislazzjoni oħra barra l-GDPR tista' timponi l-obbligu ta' ħifz fuq ċerti partijiet tal-file tal-persunal, независимо minn dak li l-GDPR nnifsu jispesifika. Liema data eżattement u kemm jdum l-obbligu huwa mhux fl-GDPR imma fil-leġislazzjoni oħra.

Dan isegwi mill-prinċipju ta' limitazzjoni tal-ħifz

Din il-linja ħadha minn Artikolu 5 tal-GDPR, fejn il-prinċipju ta' limitazzjoni tal-ħifz huwa ifiksawt: id-data personali m'għandha tinħifz iktar mill-meħtieġ għall-għanijiet li għalihom ġiet ikkollettata. Dan il-prinċipju japplika direttament u ugualment f'kull Stat Membru, għaliex il-GDPR huwa regolament. Dak li jvarja huwa min issorvehla: fl-Olanda huwa l-Autorità għal Protezzjoni tad-Data, kif jisegwi wkoll mill-Liġi ta' Implimentazzjoni tad-Direttiva Ġenerali ta' Protezzjoni tad-Data, filwaqt li fl-Ġermanja s-sorvegliatur tar-reġjun fejn tinsab l-istabbiliment hu responsabbli.