Колко дълго мога да съхранявам данни за кандидатури и персонал?

Период на съхранение произтича от целта, не от фиксиран списък

Как дълго данните за кандидатстване или служебните данни могат да се съхраняват, зависи от целта, за която са събрани — не съществува фиксирана цифра, която е еднаква за всяка ситуация. За данните за кандидатстване, тази цел е самата процедура на кандидатстване: след приключването й, с назначение или с отказ, причината за съхраняване на данните на този кандидат отпада. Съхраняването остава възможно само докато съществува друга, конкретна цел, например защото самият кандидат е посочил, че желае да остане в списъка на кандидатите за следваща позиция.

За служебните данни е различно, тъй като целта — трудовото правоотношение — продължава докато служебното правоотношение е в сила. Данните, необходими за осъществяването на това правоотношение, могат да се съхраняват докато правоотношението съществува. След завършване на служебното правоотношение, тази цел отпада за част от данните, но не за всички: друго законодателство извън GDPR може да налага своя собствена задължение за съхранение върху определени части на служебния файл, независимо от това, което самият GDPR предписва. Кои точно са тези данни и как дълго продължава това задължение, не е записано в GDPR, а в това друго законодателство.

Това произтича от принципа на ограничението на съхранението

Този подход идва от член 5 на GDPR, където е установен принципът на ограничението на съхранението: личните данни не трябва да се съхраняват по-дълго, отколкото е необходимо за целите, за които са събрани. Този принцип се прилага преки и еднакво във всяка държава-членка, тъй като GDPR е регламент. Това, което се различава, е кой го надзирава: в Нидерландия това е Органът за защита на данните, както е посочено и в Закона за прилагане на Общия регламент за защита на данните, докато в Германия надзиращата власт на федералната земя, където е разположено предприятието, е компетентна.