Kui kaua saan säilitada kandideerimis- ja personaliteavet?

Säilitamistähtaeg tuleneb eesmärgist, mitte fikseeritud nimekirjast

Kui kaua kandideerimis- või personaliteavet säilitada tohib, sõltub eesmärgist, milleks need koguti — ei ole ühtegi fikseeritud tähtaega, mis kõigis olukordades kehtiks. Kandideerimisteavete puhul on see eesmärk kandideerimisprotsess ise: niipea kui see lõpetatakse, kas kandidaadi palkamisega või tagasikutsumisega, kaob alus kandidaadi andmete säilitamiseks. Säilitamine on lubatav ainult siis, kui sellel on muu konkreetne eesmärk, näiteks juhul kui kandidaat ise soovib jääda kandidaatide nimekirja järgmise vaba koha jaoks.

Personaliteavete puhul on olukord erinev, sest eesmärk — töösuhe — jätkub seni, kuni töösuhe kehtib. Andmeid, mis on vajalikud selle suhte teostamiseks, tohib säilitada seni, kuni suhe eksisteerib. Pärast töösuhet jätkamise lõppemist kaob see eesmärk osa andmete puhul, kuid mitte kõigi puhul: muu AVG-väline õigusaktus võib kohustada säilitama teatud osa personalidokumentatsioonist, olenemata sellest, mida AVG ise ette näeb. Milliseid andmeid täpselt ja kui kaua see kohustus kehtib, ei ole AVG-s sätestatud, vaid teistes õigusaktides.

See tuleneb andmete piiramise põhimõttest

See seisukoht pärineb AVG artiklist 5, kus on sätestatud andmete piiramise põhimõte: isikuandmeid ei tohi säilitada kauem kui on vajalik eesmärkidel, milleks need koguti. See põhimõte kehtib otseselt ja võrdselt igas liikmesriigis, sest AVG on määrus. Erinevus on selles, kes seda jälgib: Hollandis teeb seda Andmete Kaitse Amet, nagu ka tuleneb Üldise andmekaitseklarustiku rakendamisseadusest, Saksamaal on aga pädev selle osariigi andmekaitsehaldur, kus ettevõtte asutuskoht asub.