Quanto tempo posso manter dados de candidatos e de pessoal?

Período de retenção decorre do objetivo, não de uma lista fixa

Durante quanto tempo os dados de candidatura ou pessoal podem ser retidos depende do objetivo para o qual foram recolhidos — não existe qualquer período fixo que seja igual para todas as situações. Para dados de candidatura, esse objetivo é o próprio processo de recrutamento: assim que este termina, com uma contratação ou uma rejeição, cessa a razão para manter os dados desse candidato. A retenção apenas continua a ser possível enquanto exista outro objetivo concreto, por exemplo, porque o candidato indicou que deseja permanecer na lista de candidatos para uma próxima vaga.

Para dados de pessoal, a situação é diferente, porque o objetivo — a relação laboral — persiste enquanto o contrato de trabalho vigorar. Os dados necessários para executar essa relação podem, portanto, ser retidos enquanto a relação existir. Após o termo do contrato de trabalho, esse objetivo cessa para parte dos dados, mas não para tudo: outra legislação fora do RGPD pode impor uma obrigação de retenção própria a determinadas partes do dossiê de pessoal, independentemente do que o próprio RGPD prescreve. Quais são exatamente esses dados e quanto tempo essa obrigação persiste não está consagrado no RGPD, mas nessa outra legislação.

Isto decorre do princípio da limitação do armazenamento

Esta orientação resulta do artigo 5.º do RGPD, onde está consagrado o princípio da limitação do armazenamento: os dados pessoais não podem ser retidos por mais tempo do que o necessário para os objetivos para os quais foram recolhidos. Esse princípio aplica-se direta e igualmente em cada Estado-membro, porque o RGPD é um regulamento. O que varia é quem o fiscaliza: nos Países Baixos, é a Autoridade de Proteção de Dados, como também resulta da Lei de Execução do Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados, enquanto na Alemanha a autoridade supervisora do Estado federado onde se localiza a sede é competente.