Cik ilgi drīkstu glabāt kandidātu un darbinieku datus?

Glabāšanas termiņš izriet no mērķa, nevis no fiksētas saraksta

Cik ilgi kandidātu vai personāla datus drīkst glabāt, ir atkarīgs no mērķa, kuram tie tika savākti — neeksistē nekāds fiksēts termiņš, kas visos gadījumos būtu vienāds. Kandidātu datu mērķis ir pati kandidātu atlases procedūra: tiklīdz tā ir pabeigta, ar pieņemšanu vai noraidījumu, beidzas iemesls šī kandidāta datus turpināt glabāt. Glabāšana ir iespējama tikai tik ilgi, kamēr tam ir cits, konkrēts mērķis, piemēram, ja kandidāts pats ir norādījis, ka vēlas palikt kandidātu sarakstā nākamajai vakancijai.

Personāla datos situācija ir atšķirīga, jo mērķis — darba attiecības — pastāv tik ilgi, kamēr darba tiesiskās attiecības turpinās. Datus, kas nepieciešami šo attiecību īstenošanai, drīkst glabāt tik ilgi, kamēr attiecības pastāv. Pēc darba tiesisko attiecību beigām šis mērķis beidzas daļai no datiem, bet ne visiem: cits normatīvais regulējums ārpus GDPR var noteikt savu glabāšanas pienākumu noteiktiem personāla dosijas elementiem neatkarīgi no tā, ko GDPR pats nosaka. Kuri dati tieši tas ir un cik ilgi šis pienākums pastāv, ir noteikts nevis GDPR, bet tajā citā normatīvajā regulējumā.

Tas izriet no datu glabāšanas ierobežošanas principa

Šī līnija izriet no GDPR 5. panta, kurā ir noteikts datu glabāšanas ierobežošanas princips: personīgos datus nedrīkst glabāt ilgāk, nekā tas ir nepieciešams mērķiem, kuriem tie tika savākti. Šis princips ir tieši un vienlīdzīgi spēkā katra dalībvalstī, jo GDPR ir regula. Tas, kas atšķiras, ir tas, kas to uzrauga: Nīderlandē to dara Personīgo datu aizsardzības iestāde, kā arī izriet no Vispārējās datu aizsardzības regulas īstenošanas likuma, savukārt Vācijā kompetenta ir tā federālās zemes datu aizsardzības uzraugs, kurā atrodas uzņēmums.