cosa posso registrare nel fascicolo del personale di un dipendente

Cosa va e cosa non va in una cartella del personale

In una cartella del personale appartengono i dati necessari per eseguire il rapporto di lavoro: dati contrattuali, mansione, salario, dati su assenze e ferie, valutazioni e corrispondenza relativa al rapporto di lavoro. Ciò che non appartiene sono i dati che non servono a uno scopo riconoscibile: annotazioni sulla vita privata, opinioni su preferenze politiche, supposizioni sulla salute al di là di quanto necessario per la gestione dell'assenza, o copie di un documento d'identità conservate più a lungo di quanto richiesto. La domanda non è mai "potrebbe essere rilevante per caso", ma se il dato è effettivamente necessario per uno scopo concreto e identificabile nel rapporto di lavoro.

Ciò significa anche che una cartella cresce e si riduce: quello che era rilevante durante la candidatura può diventare superfluo dopo l'assunzione, e i dati registrati durante un periodo di malattia non devono restare nella cartella senza motivo dopo che la persona torna al lavoro. Da quanto tempo i dati possono essere conservati dopo che lo scopo è venuto meno è descritto in i termini di conservazione per i dati del personale e delle candidature. Per i dati particolari, come i dati sulla salute, si applica uno standard più rigoroso rispetto ai normali dati del personale, e questo standard è descritto nella pagina su i fondamenti su cui l'elaborazione è consentita.

Da dove deriva: articolo 5 e articolo 6 GDPR

Il fatto che una cartella del personale rimanga limitata a ciò che è necessario deriva dall'articolo 5 del GDPR, in cui sono stabiliti i principi di minimizzazione dei dati e limitazione della conservazione: i dati non sono conservati più a lungo o in misura maggiore di quanto richiesto dallo scopo. Se un dato può essere elaborato dipende da un fondamento legittimo come indicato nell'articolo 6 del GDPR — per la maggior parte dei dati del personale questo è la necessità per l'esecuzione del contratto di lavoro. Questi due articoli insieme determinano l'ambito della cartella: nessun fondamento, nessuna elaborazione; nessuno scopo più, nessuna conservazione più. L'Autorità per la Protezione dei Dati fornisce ulteriori chiarimenti su questo per la pratica olandese, mentre il nucleo di queste norme proviene direttamente dal regolamento stesso e quindi è uguale in ogni Stato membro.