was darf ich alles in der Personalakte eines Arbeiters dokumentieren

Was gehört und was nicht in eine Personalakte

In eine Personalakte gehört, was notwendig ist, um das Arbeitsverhältnis durchführen zu können: Vertragsdaten, Funktion, Gehalt, Abwesenheits- und Urlaubsdaten, Beurteilungen und Korrespondenz über das Beschäftigungsverhältnis. Was nicht hineingehört, sind Daten, die keinen erkennbaren Zweck erfüllen: Notizen über jemandes Privatleben, Meinungen zu politischen Vorlieben, Annahmen über Gesundheit außer dem, was für die Krankenbetreuung erforderlich ist, oder Kopien eines Ausweisdokuments, die länger aufbewahrt werden als notwendig. Die Frage ist nicht jedesmal "könnte das zufällig irgendwann relevant sein", sondern ob die Daten tatsächlich für einen konkreten, benennbaren Zweck im Arbeitsverhältnis notwendig sind.

Das bedeutet auch, dass eine Akte mitwächst und mitschrumpft: Was bei der Bewerbung relevant war, kann nach der Einstellung überflüssig sein, und Daten, die während einer Krankheitsperiode erfasst wurden, gehören nicht ohne Grund in die Akte, nachdem die Person wieder arbeitet. Wie lange Daten aufbewahrt werden dürfen, nachdem der Zweck erfüllt ist, wird beschrieben bei den Aufbewahrungszeiträumen für Personalaktendaten und Bewerbungsdaten. Für besondere Daten, wie Gesundheitsdaten, gilt ein strengerer Maßstab als für normale Personalaktendaten, und dieser Maßstab wird auf der Seite über die Rechtsgrundlagen, auf denen die Verarbeitung zulässig ist.

beschrieben. Das folgt hieraus: Artikel 5 und Artikel 6 DSGVO

Dass eine Personalakte auf das Notwendige beschränkt bleibt, folgt aus Artikel 5 der DSGVO, in dem die Grundsätze der Datensparsamkeit und der Speicherbegrenzung verankert sind: Daten werden nicht länger oder umfassender aufbewahrt als der Zweck erforderlich macht. Ob ein Datum überhaupt verarbeitet werden darf, hängt von einer gültigen Rechtsgrundlage ab, wie sie in Artikel 6 der DSGVO genannt ist — für die meisten Personalaktendaten ist dies die Erforderlichkeit zur Durchführung des Arbeitsvertrags. Diese beiden Artikel zusammen bestimmen den Umfang der Akte: Keine Rechtsgrundlage, dann keine Verarbeitung; Kein Zweck mehr, dann keine Aufbewahrung mehr. Die niederländische Behörde für Personendatenschutz gibt hierzu weitere Hinweise für die niederländische Praxis, während der Kern dieser Normen unmittelbar aus der Verordnung selbst stammt und daher in jedem Mitgliedstaat gleich ist.