co mogę zarejestrować w teczce pracownika

Co należy, a co nie należy do teczki pracownika

Do teczki pracownika należą dane niezbędne do prowadzenia stosunku pracy: dane umowy, stanowisko, wynagrodzenie, informacje o nieobecności i urlopach, oceny i korespondencja dotycząca zatrudnienia. Dane, które tam nie należą, to informacje niezwiązane z żadnym konkretnym celem: notatki o życiu prywatnym pracownika, opinie na temat preferencji politycznych, założenia dotyczące stanu zdrowia poza tym, co jest niezbędne do zarządzania nieobecnościami, lub kopie dokumentów tożsamości przechowywane dłużej niż było to konieczne. Pytanie nie brzmi zawsze "czy to przypadkiem może okazać się istotne", lecz czy dana informacja jest rzeczywiście niezbędna dla konkretnego, określonego celu w ramach stosunku pracy.

Oznacza to również, że teczka rośnie i kurczy się wraz z czasem: dane istotne podczas rekrutacji mogą stać się zbędne po zatrudnieniu, a informacje zebrane podczas okresu choroby nie powinny bez przyczyny pozostawać w teczce po powrocie pracownika do pracy. Jak długo dane mogą być przechowywane po osiągnięciu celu, opisano w rozdziale dotyczącym terminy przechowywania danych pracowników i kandydatów. W przypadku danych szczególnych, takich jak dane zdrowotne, obowiązują bardziej rygorystyczne wymagania niż dla zwykłych danych pracowniczych, a te wymagania opisano na stronie poświęconej podstawy, na których przetwarzanie jest dozwolone.

Gdzie to wynika: artykuł 5 i artykuł 6 RODO

Fakt, że teczka pracownika pozostaje ograniczona do tego, co jest konieczne, wynika z artykułu 5 RODO, w którym ustalone są zasady minimalizacji danych i ograniczenia przechowywania: dane nie są przechowywane dłużej ani szerzej niż wymaga tego cel. Czy dane są w ogóle przetwarzane, zależy od ważnej podstawy prawnej wymienionej w artykule 6 RODO — w przypadku większości danych pracownika jest to niezbędność do wykonania umowy o pracę. Te dwa artykuły razem określają zakres teczki: brak podstawy prawnej, brak przetwarzania; brak celu, brak przechowywania. Urząd Ochrony Danych Osobowych udziela dalszych wyjaśnień na temat tej praktyki w Holandii, natomiast istota tych norm pochodzi bezpośrednio z samego rozporządzenia i dlatego jest taka sama w każdym państwie członkowskim.