¿qué puedo registrar en el expediente de personal de un empleado

Qué sí y qué no pertenece a un expediente de personal

Un expediente de personal debe contener lo necesario para ejecutar la relación laboral: datos del contrato, puesto, salario, datos de ausencia y vacaciones, evaluaciones y correspondencia sobre la relación de trabajo. Lo que no pertenece son datos que no sirven un propósito identificable: anotaciones sobre la vida privada, opiniones sobre preferencias políticas, suposiciones sobre la salud fuera de lo necesario para la gestión de ausencias, o copias de documentos de identidad conservados más tiempo del necesario para su solicitud. La pregunta no es siempre «¿podría esto ser casualmente relevante alguna vez», sino si el dato es realmente necesario para un propósito concreto e identificable dentro de la relación laboral.

Eso también significa que un expediente crece y se reduce: lo que era relevante en la solicitud puede ser innecesario después de la contratación, y los datos registrados durante un período de enfermedad no deben permanecer en el expediente sin razón después de que alguien vuelva al trabajo. Cuánto tiempo pueden conservarse los datos después de que el propósito haya cesado se describe en los plazos de conservación para datos de personal y solicitud. Para datos especiales, como datos de salud, se aplica un estándar más estricto que para datos de personal ordinarios, y ese estándar se describe en la página sobre los fundamentos en los que se permite el tratamiento.

Dónde se deriva esto: artículos 5 y 6 RGPD

Que un expediente de personal se mantenga limitado a lo necesario se deriva del artículo 5 del RGPD, que establece los principios de minimización de datos y limitación del almacenamiento: los datos no se conservan más tiempo ni de forma más amplia de lo que el propósito requiere. Si un dato puede procesarse en absoluto depende de una base legal válida como la mencionada en el artículo 6 del RGPD — para la mayoría de datos de personal, esta es la necesidad para la ejecución del contrato de trabajo. Estos dos artículos juntos determinan el alcance del expediente: sin base legal, sin tratamiento; sin propósito, sin conservación. La Autoridad de Protección de Datos proporciona orientación adicional para la práctica holandesa, mientras que la esencia de estas normas proviene directamente del reglamento y es, por lo tanto, igual en cada estado miembro.