mida võin kõik töötaja personalfaili registreerida

Mis kuulub ja mis ei kuulu personaliarhiivi

Personaliarhiivi kuulub see, mis on vajalik töösuhte täitmiseks: lepinguandmed, ametinimetus, palk, puudumise ja puhkuseandmed, hinnangud ja kirjavahetus töösuhtega seotud küsimustes. Mis sinna ei kuulu, on andmed, millel puudub selge eesmärk: märkmed inimese privaatelust, arvamused poliitiliste eelistuste kohta, oletused tervise kohta väljaspool seda, mis on vajalik haigestumisjuhtimisel, või isikutunnistuse koopiad, mida säilitatakse kauem kui nende küsimiseks vajalik. Küsimus pole kunagi "võib see olla juhuslikult relevantsena", vaid kas andmed on tõepoolest vajalikud konkreetsel, nimetataval eesmärgil töösuhte raames.

See tähendab ka seda, et arhiiv kasvab ja väheneb koos vajadustega: andmed, mis kandidaadi valikul olid asjakohased, võivad pärast töölevõtmist muutuda mittevajalikuks, ja andmed, mis registreeriti haigusperioodi ajal, ei tohi jääda arhiivi jääma ilma põhjuseta pärast inimese tööle naasmist. Kui kaua andmeid säilitada võib pärast eesmärgi kaotamist, on kirjeldatud personali- ja kandidaatandmete säilitamistähtaegadel. Eriandmete, nagu teriseandmete puhul, kehtib range kriteerium kui tavapärase personaliandmete puhul, ja seda kriteeriumi on kirjeldatud lehel töötlemise lubatavuse alustest.

Kust see tuleneb: KVTS artikkel 5 ja artikkel 6

See, et personaliarhiiv piirdub vajalikuga, tuleneb KVTS artiklist 5, kus on fikseeritud andmete minimeerimise ja säilitamise piirangute põhimõtted: andmeid ei säilitata kauem ega laiemalt kui eesmärk nõuab. Kas andmeid üldse tödelda võib, sõltub kehtivast alusest, nagu on loetletud KVTS artiklis 6 — enamiku personaliandmete puhul on selleks töötamise leping. Need kaks artiklit koos määravad arhiivi ulatuse: ilma aluseta pole töötlemist; eesmärk kaotatud, siis ei säilita. Andmebeschermingsautoriteit anneb selle kohta täpsemaid juhiseid Hollandi praktika jaoks, samas kui nende normide tuum tuleb otse määrusest ja on seega kõikides liikmesriikides sama.