x'nistgħu nregistraw kollu fil-fajl tal-persunal ta' impjegat

X'inhu adegwat u x'inhu mhux adegwat f'dokument tal-impjiegi

F'dokument tal-impjiegi jidħol dak li hu meħtieġ biex tista' tniefed ir-relazzjoni tax-xogħol: dejta tal-kuntratt, funzjoni, stipendju, dejta dwar assenza u żmien ta' vaganzi, evalwazzjonijiet u korrispundenza dwar ir-relazzjoni tax-xogħol. Dak li mhux adegwat f'dokument tal-impjiegi hu dejta li ma jkunx għaliha skop preċiż: noti dwar ħajja privata ta' persuna, meħtieġ dwar preferenzi politiċi, assunzjonijiet dwar is-saħħa li mhux meħtieġa għal gwida dwar assenza, jew kopji ta' dokument ta' identità li jinħaffu aktar mill-ħin kif ittlabew. Il-kwistjoni kull darba mhix "jista' jkun rilevanti b'xi ħadd?", iżda jekk id-dejta hi meħtieġa verament għal skop konkret u msemmi f'ġo tal-relazzjoni tax-xogħol.

Dan ifisser ukoll li dokument ikber u jżgħar: dak li kien rilevanti f'ħin tal-applikazzjoni jista' jkun inutli wara li persuna tibda tax-xogħol, u dejta li ttieħdet matul perjodu ta' mard mhix meħtieġa li tibqa' f'dokument mingħajr raġuni wara li persuna terġa' taħdem. Kemm żmien jistgħu jinħaffu l-dejta wara li l-iskop jispiċċa, huwa deskritti fil- il-perjodi ta' ħfajna għad-dejta tal-impjiegi u tal-applikazzjoni. Għad-dejta speċjali, bħal dejta dwar is-saħħa, hemm kriterja aktar stretti minn dik għad-dejta ordinarja tal-impjiegi, u din il-kriterja hija deskritta fil-paġna dwar il-bażi legali għal-proċessar.

Minn fejn din tirriżulta: Artikolu 5 u Artikolu 6 GDPR

Il-fatt li dokument tal-impjiegi jibqa' limitat għal dak li hu meħtieġ tirriżulta mill-Artikolu 5 tal-GDPR, fejn huma stabbiliti l-prinċipji tal-minimizzazzjoni tal-dejta u l-ħfajna limitata: id-dejta mhix imħallef jew aktar wiesgħa mill-iskop. Jekk tista' titħaddem dejta għall-inqas, tiddependi fuq bażi legali valida kif imsemmija fl-Artikolu 6 tal-GDPR — għal-ħafna dejta tal-impjiegi din hija n-neċessità għat-twettiq tal-kuntratt tax-xogħol. Dawn iż-żewġ artikoli magħquda jiddeterminaw il-kobor tal-dokument: l-ebda bażi legali, allura l-ebda proċessar; l-ebda skop aktar, allura l-ebda ħfajna aktar. L-Awtorità għall-Protezzjoni tad-Dejta toffri gwida aktar għall-prattika Maltija, filwaqt li l-qalba ta' dawn in-normi ġejja direttament mill-Ordnanza nfisha u għalhekk hija l-istess f'kull Stat Membru.